【#1】Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm Index Trong Excel

Lượt Xem:6854

Kênh Excel Online sẽ trình bày Hàm INDEX trả về giá trị của một ô tại giao điểm của một hàng và một cột trong một bảng hoặc một tham chiếu.

Tài liệu tham khảo của một phạm vi ô chứa giá trị trả về

[Tùy chọn] số vùng (trong trường hợp nhiều bảng)

Thứ tự các tham số là rất quan trọng. Thông thường, người dùng đảo ngược cài đặt của hàng và cột và chắc chắn, hàm không trả lại kết quả chính xác.

Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi có hai bảng gồm 1 tham số.

Thay đổi các giá trị trong D7 và D8 để thay đổi tên của tháng trong E7 và E8.

Để trả lại tháng của bảng ngang (màu vàng), chúng ta viết fonction như sau:

Lựa chọn phạm vi ô chứa dữ liệu của chúng tôi

Viết giá trị chỉ số (vị trí) mà chúng ta muốn trả về

Nhưng tất nhiên, chúng ta có thể thay thế giá trị 10 bằng tham chiếu của một ô như thế này

Bây giờ, nếu định hướng của nguồn là dọc (cột), văn bản bây giờ sẽ như thế này

Lựa chọn phạm vi ô chứa dữ liệu của chúng tôi

Để trống tham số thứ hai (vì hướng dọc)

Viết vị trí hoặc tham chiếu chứa giá trị trả về

Hàm INDEX rất mạnh với mảng 2 chiều. Như vậy, bạn có thể trả về giá trị của một ô bên trong một lưới dữ liệu.

Ví dụ, chúng ta muốn trả về giá trị lương bằng cách sử dụng 2 tham số

Số năm nghiên cứu (trong cột)

Số năm làm việc trong một công việc tương tự (trong hàng)

= INDEX (Nguồn, chỉ mục hàng, chỉ mục cột)

Điều bắt buộc là lựa chọn của bạn KHÔNG bao gồm các tiêu đề.

Đối với tham số đầu tiên, chúng tôi chỉ chọn dữ liệu của chúng tôi (không có tiêu đề)

Đối với tham số thứ hai, chúng ta sẽ sử dụng giá trị của số năm nghiên cứu và chúng ta thêm 1. Bởi vì, nếu chúng ta muốn tìm giá trị hàng cho một người có 3 năm của Đại học, trên thực tế chúng ta phải tập trung vào Hàng thứ 4 của lưới của chúng tôi.

= INDEX (B7: G12, B3 + 1, MATCH (B4, B6: G6,0))

Hãy thử trong sổ làm việc để thay đổi giá trị trong B3 và B4 để thay đổi kết quả.

【#2】Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Các Hàm Thống Kê Trong Excel

Công thức: Average (giá trị 1, giá trị 2, giá trị 3,…..)

Công thức: AVERAGEIF(range,criteria,average_range)

Công thức: AVERAGEIFS(average_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2, criteria2],…)

Thông thường, 2 hàm excel trong thống kê AVERAGEIF và AVERAGEIFS này đều ra kết quả giống nhau.

Nhưng khi viết hàm, chúng ta cần chú ý: 2 hàm này sẽ có cấu trúc khác nhau. Khi vùng tính hàm AVERAGEIFS giá trị trung bình được viết tại chỗ đầu tiên của hàm, còn hàm AVERAGEIF thì thành phần đó đặt ở vị trí thứ 3.

Trong excel ngoài việc tính các giá trị cụ thể bạn còn cần đếm các ô cùng các giá trị khác nhau. Microsoft Excel đã cung cấp cho người dùng 2 công cụ để đếm là Count, Countif, từ đây bạn có thể dễ dàng để đếm các số ô đáp ứng các điều kiện nhất định.

Hàm đếm Count: Một trong các hàm excel dùng trong thống kê dùng để đếm tổng số ô chứa giá trị kiểu số.

Lưu ý: Trong hệ thống Excel, ngày tháng sẽ được lưu trữ dưới dạng số sê-ri vì vậy hàm Excel COUNT sẽ đếm được luôn cả ngày và thời gian.

Công thức: Countif (vùng dữ liệu chứa giá trị tìm kiếm, điều kiện tìm kiếm).

– Điều kiện tìm kiếm : Là điều kiện cần được đáp ứng

– Hàm tìm giá trị lớn nhất theo điều kiện MAXIFS: Tìm giá trị lớn nhất theo 1 hoặc nhiều điều kiện

– Hàm tìm giá trị nhỏ nhất theo điều kiện MINIFS: Tìm giá trị nhỏ nhất theo 1 hoặc nhiều điều kiện

Đếm số ô rỗng trong bảng (chú ý giá trị 0 không phải là giá trị rỗng)

Công thức: Countblank (vùng dữ liệu cần đếm).

5. Hướng dẫn sử dụng hàm Rank trong thống kê

Công thức: Rank(giá trị cần sắp xếp,vùng dữ liệu để sắp xếp, kiểu sắp xếp).

+ Giá trị =0 sắp xếp theo kiểu giảm dần.

+ Giá trị =1 sắp xếp theo kiểu tăng dần.

Công thức: Column(địa chỉ ô cần xác định thuộc cột nào).

Công thức: Columns(vùng dữ liệu cần xác định số cột).

7. Ứng dụng excel trong thống kê bằng hàm Sumif

Đây là một trong những hàm thống kê có điều kiện khá phổ biến trong excel, dùng để tính tổng theo một điều kiện nhất định.

– Criteria: Điều kiện

– Sum_range: Vùng cần tính tổng

【#3】Hướng Dẫn Cách Đặt Pass Cho File Excel Đơn Giản Dễ Áp Dụng

1. Hướng dẫn cách đặt pass cho file Excel

Bạn thực hiện cách đặt password cho file Excel theo các bước sau:

Tiếp đến nhập thêm lần nữa để xác nhận mật khẩu.

Với cách đặt pass cho file Excel này, bạn thao tác theo hướng dẫn sau:

Xuất hiện hộp thoại Confirm Password – Reenter password to proceed các bạn nhập lại mật khẩu đã nhập trong ô Password to open và nhấn OK.

Xuất hiện hộp thoại Confirm Password – Reenter password to modify các bạn nhập lại mật khẩu đã nhập trong ô Password to modify và nhấn OK để xác nhận.

Sau đó các bạn nhấn chọn Save để lưu file.

Nếu các bạn đặt mật khẩu trong ô Password to modify, các bạn sẽ nhận được yêu cầu nhập mật khẩu như hình dưới. Nếu chỉ muốn đọc file mà không chỉnh sửa các bạn chọn Read Only, nếu muốn chỉnh sửa file các bạn cần nhập mật khẩu chính xác.

2. Hướng dẫn cách bỏ password cho file Excel

Các bước bỏ mật khẩu trong file Excel 2007

Để lưu lại thiết lập thì chúng ta chọn Save. Như vậy là bây giờ chúng ta mở file excel lên thì sẽ thấy không hiển thị nhập mật khẩu nữa.

Các bước bỏ password trong Excel 2010

Với các phiên bản từ 2010 trở lên cách làm sẽ giống nhau chúng ta thực hiện tương tự, do đó mình chỉ hướng dẫn một phiên bản về loại bỏ mật khẩu trong file excel. Với những phiên bản mới mà khác thì mình sẽ chia sẻ.

3. Cách đặt mật khẩu khóa sheet

Bước 1: Mở hộp thoại Protect Sheet.

Cách 2: Nhấn chuột phải vào tên Sheet phía dưới và chọn Protect Sheet.

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Protect Sheet các bạn nhập mật khẩu vào ô phía dưới Password to unprotect sheet (mật khẩu mở khóa sheet), trong phần Allow all users of this worksheet to (cho phép tất cả người dùng của trang tính này) các bạn lựa chọn các thuộc tính khóa sheet mà bạn muốn bảo vệ. Sau đó nhấn OK.

Xuất hiện hộp thoại Unprotect Sheet các bạn nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password và nhấn OK.

Để xóa mật khẩu bảo vệ sheet các bạn thực hiện mở khóa sheet và nhấn tổ hợp Ctrl + S để lưu file lại.

【#4】Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2003

Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2003, Hướng Dẫn Cơ Bản Về Excel 2003, Hướng Dẫn Trộn Văn Bản Trong Excel 2003, Hướng Dẫn Sử Dụng Powerpoint 2003, Hướng Dẫn Thi Hành Luật Xây Dựng 2003, Bài Tập Mẫu Excel 2003, Sổ Tay Excel 2003, Giải Bài Tập Excel 2003, Bài Giảng Excel 2003, Sách Học Excel 2003, Cẩm Nang Excel 2003, Cài Solver Trong Excel 2003, Bài Tập Thực Hành Excel 2003, Giáo Trình Excel 2003, Noi Dung Chi Tiet Huong Dan So 23 Ngay 14/10/2003 Cua Ban To Chuc Trung Uong, Cách Viết Số 0 ở Đầu Trong Excel 2003, Hướng Dẫn Sử Dụng Excel, Hướng Dẫn Dùng Excel, Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Excel, Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007, Excel 2007 Hướng Dẫn Sử Dụng, Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2013, Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2021, Hướng Dẫn Sử Dụng Excel Trên Macbook, Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Excel, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw Ngày 14-12-2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương, Hướng Dẩn 23-hd/tw Ngày 14-03-2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương Về Hướng Dẫn Thực Hiện Quy Định 76, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw Ngày 14 Tháng 10 Năm 2003 Về Việc Hướng Dẫn Thực Hiện Quy Định 76 Của Bộ Ch, Hướng Dẫn 23-hd/tctw Ngày 14- 03-2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương Về Hướng Dẫn Thực Hiện Qui Định 76, Hướng Dẫn So 23 -hd/btctw Ngay 14/10/2003 Cua Ban To Chuc Trung Uong Ve Huong Dan Thuc Hien Quy Dinh, Hướng Dẫn 23-hd/btctw Ngày 14-10-2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương Hướng Dẫn Thực Hiện Quy Định 76, Hướng Dẫn So 23 -hd/btctw Ngay 14/10/2003 Cua Ban To Chuc Trung Uong Ve Huong Dan Thuc Hien Quy Dinh, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw Ngày 14/10/2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương Về Hướng Dẫn Thực Hiện Qui Định, Hướng Dẫn Số 23 Ngày 14/10/2003 Về Hướng Dẫn Thực Hiện Quy Chế Dân Chủ, Nội Dung Sửa Đổi Luật Đất Đai 2003, Nội Dung Chỉ Thi 25/ct-tm Ngày 12/5/2003 , Bộ Luật Xây Dựng 2003, Quyết Định Sô 3037/2003/qĐ-bgtvt Ngày 14/10/2003 Của Bộ Giao Thông Vận Tải, 6. Quyết Định Số 1152/2003/qĐ-blĐtbxh Ngày 18 Tháng 9 Năm 2003, Hướng Dẫn 23/2003, Hướng Dẫn Số 23 Năm 2003, Hướng Dẫn 23 14/10/2003, Huong Dan 23 Ngay 14/12/2003, Hướng Dẫn Làm Powerpoint 2003 Đẹp, Huong Dan So 23-hd/tw Ngay 14/10/2003, Hướng Dẫn Số 23 Ngya 14/10/2003, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw, Nam 2003, Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw Năm 2003, Huong Dan So 23/tw Ngay 14/10/2003, Hướng Dẫn Về Word 2003, Huong Dan So 23-hd/tctwngay 14/10/2003, Huong Dan So 23-hd/btctw 14/10/2003, Văn Bản Hướng Dẫn Luật 2003, Huong Dan 23-hdtw 14/10/2003, Huong Dan 23 Ngày 14/10/2003, Hướng Dẫn Số 23 Của Btc Tw Ngay 14/10/2003, Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw Ngày 14-12-2003, Hướng Dẫn In Văn Bản Trong Word 2003, Huong Dẫn Số 23-hd/cttw Ngày 14/12/2003, Huong Dan So 23 Ngay 14thang 3 Nam 2003, Hướng Dẫn 23 Ngày 14 Tháng 10 Năm 2003, Huong Dẫn Số 23-hd/bcttw Ngày 14/12/2003, Hướng Dẫn Số 23 – Hd/tctw Ngày 14/10/2003, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw Ngày 14-10-2003, Hướng Dẫn 23-hd/tctw Ngày 14-10-2003, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw Ngày 14/10/2003/nĐ-cp, Hướng Dẫn Trình Bày Văn Bản Word 2003, Hướng Dẫn 23-hd/btctw, Ngày 14/10/2003, Hướng Dẫn Số 23, Ngày 14/10/2003 Của Btctw, Dowload Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw Năm 2003, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw Ngày 14/10/2003, Hướng Dẫn Trình Bày Văn Bản Trên Word 2003, Văn Bản Hướng Dẫn Bộ Luật Tố Tụng Hình Sự 2003, Hướng Dẫn 23-hd/btctw Ngày 14 Tháng 10 Năm 2003, Hướng Dân Số 23/btctw Đảng Ngày 14/10/2003, Hướng Dẫn Thực Hành Access 2003, Hướng Dẫn Thực Hành Powerpoint 2003, Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw Ngày 14-12-2003 Của Ban Tổ Chức, Huong Dan So 23 Nam 2003 Cua Ban To Chuc Trung Uong, Hướng Dẫn Trình Bày Văn Bản Trong Word 2003, Hướng Dẫn Thực Hành Word 2003, Hướng Dẫn Số 23 Năm 2003 Về Thực Hiện Quy Định 76, Hướng Dẫn Số 23/2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương, Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw, Ngày 14/10/2003 Cua Ban Tổ Chức., Từ Điển Thực Vật Thông Dụng Tập 1 (nxb Khoa Học Kỹ Thuật 2003) – Võ Văn Chi, Chỉ Thị Số 25/ct- Tm Ngày 12/5/2003 Của Ttmt Về Việc Quản Lý, Sử Dụng Xe Mô Tô, Xe Gắn Máy Trong Quâ, Hướng Dẫn Thi Hành Bộ Luật Tố Tụng Hình Sự 2003, Huong Dan So 23 Ngay 14/10/2003 Về Thuc Hien Quy Dinh 76, Hướng Dẫn Số 23 Của Ban Tổ Chức Trung ương Ngày 14/10/2003, Hướng Dấn Số 23-hd/btctw Ngày 14/12/2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw Ngày 14/10/2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương, Nghị Định 35 2003 Hướng Dẫn Thi Hành Luật Pccc, Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw Ngày 14-10-2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương, Hướng Dẫn 23 Ngày 14 Tháng 10 Năm 2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương, 23-hd/tctw Ngày 14-10-2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương Về Hướng Dẫn Thực Hiện Quy, Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw, Ngày 14/10/2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương “về Thực Hiện Quy Định Số 76-qĐ/, Hướng Dẫn Số 23 Của Ban Tổ Chức Trung ương Ngày 14/10/2003 Về Việc Thực Hiện Qui Đinh 76, Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw, Ngày 14/10/2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương “về Thực Hiện Quy Định Số 76-qĐ/, Excel Hướng Dẫn, Hướng Dẫn Cài Đặt Excel,

Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2003, Hướng Dẫn Cơ Bản Về Excel 2003, Hướng Dẫn Trộn Văn Bản Trong Excel 2003, Hướng Dẫn Sử Dụng Powerpoint 2003, Hướng Dẫn Thi Hành Luật Xây Dựng 2003, Bài Tập Mẫu Excel 2003, Sổ Tay Excel 2003, Giải Bài Tập Excel 2003, Bài Giảng Excel 2003, Sách Học Excel 2003, Cẩm Nang Excel 2003, Cài Solver Trong Excel 2003, Bài Tập Thực Hành Excel 2003, Giáo Trình Excel 2003, Noi Dung Chi Tiet Huong Dan So 23 Ngay 14/10/2003 Cua Ban To Chuc Trung Uong, Cách Viết Số 0 ở Đầu Trong Excel 2003, Hướng Dẫn Sử Dụng Excel, Hướng Dẫn Dùng Excel, Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Excel, Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007, Excel 2007 Hướng Dẫn Sử Dụng, Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2013, Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2021, Hướng Dẫn Sử Dụng Excel Trên Macbook, Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Excel, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw Ngày 14-12-2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương, Hướng Dẩn 23-hd/tw Ngày 14-03-2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương Về Hướng Dẫn Thực Hiện Quy Định 76, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw Ngày 14 Tháng 10 Năm 2003 Về Việc Hướng Dẫn Thực Hiện Quy Định 76 Của Bộ Ch, Hướng Dẫn 23-hd/tctw Ngày 14- 03-2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương Về Hướng Dẫn Thực Hiện Qui Định 76, Hướng Dẫn So 23 -hd/btctw Ngay 14/10/2003 Cua Ban To Chuc Trung Uong Ve Huong Dan Thuc Hien Quy Dinh, Hướng Dẫn 23-hd/btctw Ngày 14-10-2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương Hướng Dẫn Thực Hiện Quy Định 76, Hướng Dẫn So 23 -hd/btctw Ngay 14/10/2003 Cua Ban To Chuc Trung Uong Ve Huong Dan Thuc Hien Quy Dinh, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw Ngày 14/10/2003 Của Ban Tổ Chức Trung ương Về Hướng Dẫn Thực Hiện Qui Định, Hướng Dẫn Số 23 Ngày 14/10/2003 Về Hướng Dẫn Thực Hiện Quy Chế Dân Chủ, Nội Dung Sửa Đổi Luật Đất Đai 2003, Nội Dung Chỉ Thi 25/ct-tm Ngày 12/5/2003 , Bộ Luật Xây Dựng 2003, Quyết Định Sô 3037/2003/qĐ-bgtvt Ngày 14/10/2003 Của Bộ Giao Thông Vận Tải, 6. Quyết Định Số 1152/2003/qĐ-blĐtbxh Ngày 18 Tháng 9 Năm 2003, Hướng Dẫn 23/2003, Hướng Dẫn Số 23 Năm 2003, Hướng Dẫn 23 14/10/2003, Huong Dan 23 Ngay 14/12/2003, Hướng Dẫn Làm Powerpoint 2003 Đẹp, Huong Dan So 23-hd/tw Ngay 14/10/2003, Hướng Dẫn Số 23 Ngya 14/10/2003, Hướng Dẫn Số 23-hd/btctw, Nam 2003, Hướng Dẫn Số 23-hd/tctw Năm 2003, Huong Dan So 23/tw Ngay 14/10/2003, Hướng Dẫn Về Word 2003,

【#5】Sách Trực Tuyến Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 Ebook Miễn Phí Trong Djvu

Trong phần này bạn có thể đọc Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 Sách của DjVu miễn phí, các lập trình viên của chúng tôi đã cố gắng tìm tất cả các phiên bản có thể của định dạng DjVu và đặt chúng miễn phí cho bạn độc giả thân mến. Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 DjVu là một bestseller của loại hình này từ tác giả tuyệt vời – , người đã dành rất nhiều thời gian trong thời gian của mình để viết cuốn sách đáng kinh ngạc này. Đọc Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 DjVu trực tuyến miễn phí trên cổng thông tin văn học hiện đại của chúng tôi, chúng tôi làm việc cho bạn và chúng tôi chỉ mua những cuốn sách hay nhất mà không cần bất kỳ khoản tiền nào. Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 207Trong một vài năm gần đây, xu thế phát triển những phần mềm mã nguồn mở ngày càng nhiều, nhất là các ứng dụng trong bộ phần mềm văn phòng như soạn thảo văn bản, bảng tính hay ứng dụng trình chiếu, torng số này có thể kể đến như Open Ofice, King Ofice. Tuy nhiên, Microsoft Ofice vẫn chiếm được sự tin tưởng của người sử dụng, bằng việc cho ra đời phiên bản Ofice 207 với giao diện thiết kế khoa học, đẹp mắt.Nội dung sách gồm 7 bài học, giới thiệu một trong ba ứng dụng phổ biến nhất của Microsoft là Excel. Xem Thêm Nội Dung Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 DjVu là một công nghệ đáng kinh ngạc để nén một file ảnh và mất chất lượng, được thực hiện bởi các chuyên gia để tiết kiệm trước đó từ các tài liệu quan trọng và không phải là tài liệu hay sách được quét Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 DjVu, tạp chí và các phương tiện giấy khác có nhiều yếu tố đồ hoạ hoặc bản vẽ, ví dụ như các tòa nhà kiến trúc, chiếm ưu thế. Cũng thế Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 Định dạng DjVu rất lý tưởng cho việc chuyển đổi màu sắc và được phát minh bởi Jan Lekun, Leon Botu và Patrick Heffner tại AT & T Labs. Đọc trực tuyến Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 DjVu trên trang web của chúng tôi.

【#6】Sách Trực Tuyến Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 Ebook Trong Mobi

Định dạng của Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 MOBI sách được đặt ra vào năm 2000 bởi Tập đoàn Mobipocket. Tổng công ty đã tạo ra các ứng dụng Mobipocket Reader đặc biệt dành cho người đọc điện tử (dành cho Windows Mobile, Palm OS, Kindle, Blackberry, vv), PDA, máy tính và điện thoại thông minh. Nó là miễn phí và bạn có thể đọc Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 MOBI trên trang web của chúng tôi miễn phí. Cần lưu ý rằng tập đoàn Mobipockect đã mua lại vào thời điểm thích hợp một công ty nổi tiếng Amazon (năm 2004-2005). Và như là kết quả của việc mua lại công ty, MOBI’s Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 sách rất khó để tái sản xuất trên thiết bị. Nhưng do kết hợp các công nghệ mới vào năm 2007, định dạng của Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 MOBI sách đã được đổi thành AZW. Hiện tại chúng ta cần các chương trình có thể chuyển thành một loại khác Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 MOBI đặc biệt cần thiết cho những người có thiết bị mới trên hệ điều hành Android. Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 207Trong một vài năm gần đây, xu thế phát triển những phần mềm mã nguồn mở ngày càng nhiều, nhất là các ứng dụng trong bộ phần mềm văn phòng như soạn thảo văn bản, bảng tính hay ứng dụng trình chiếu, torng số này có thể kể đến như Open Ofice, King Ofice. Tuy nhiên, Microsoft Ofice vẫn chiếm được sự tin tưởng của người sử dụng, bằng việc cho ra đời phiên bản Ofice 207 với giao diện thiết kế khoa học, đẹp mắt.Nội dung sách gồm 7 bài học, giới thiệu một trong ba ứng dụng phổ biến nhất của Microsoft là Excel. Xem Thêm Nội Dung Đặc điểm kỹ thuật của cuốn sách Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 MOBI. Các MOBI Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 book định dạng dựa trên eBook mở eBook đơn giản nhất. Nó có thể dễ dàng được nhúng trong JavaScript. Người đọc có thể dễ dàng tạo các trang, nhận xét, đánh giá, làm nổi bật văn bản và tất nhiên viết nhận xét về cuốn sách. Cũng đọc cuốn sách Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 MOBI miễn phí trên trang web của chúng tôi và không cần đăng ký. Cuốn sách của MOBI Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 là giống hệt với định dạng hiện đại của sách AZW từ Amazon Corporation cho công nghệ Kindle (sau này không được tích hợp với Java). Sách Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2007 MOBI đã được phát minh để tiết kiệm không gian trên các thiết bị không có bộ nhớ nhiều hoặc truy cập hạn chế vào Internet (ví dụ, 3G).

【#7】Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Excel 2010

Published on

Giáo trình hướng dẫn sử dụng rất cụ thể và chi tiết, đặc biệt ngôn ngữ hoàn toàn bằng tiếng Việt sẽ giúp các bạn tiếp cận nhanh khi bắt đầu sử dụng Office

  1. 1. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 0
  2. 3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 2 Thêm chú thích cho ô…………………………………………………………………………………………………..23 Chèn, xóa ô, dòng và cột…………………………………………………………………………………………..24 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng …………………………………………………………………….26 Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split)………………………………………………………………………………28 Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô ………………………………………………………………………………..28 1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt ……………………………………………………………..28 Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang…………………………………………………………………………..28 Thanh Sheet tab………………………………………………………………………………………………………….29 Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển ………………………………………………………………….29 1.5 Thao tác với workbook……………………………………………………………………………………………….31 Tạo mới workbook……………………………………………………………………………………………………..31 Lưu workbook…………………………………………………………………………………………………………….32 Đóng workbook ………………………………………………………………………………………………………….34 Sắp xếp workbook……………………………………………………………………………………………………….34 1.6. Thao tác với worksheet……………………………………………………………………………………………..35 Chèn thêm worksheet mới vào workbook…………………………………………………………………..35 Đổi tên worksheet …………………………………………………………………………………………………….36 Xóa worksheet……………………………………………………………………………………………………………36 Sắp xếp thứ tự các worksheet …………………………………………………………………………………..36 Sao chép worksheet…………………………………………………………………………………………………….37 Chọn màu cho sheet tab ………………………………………………………………………………………………37 Ẩn/ Hiện worksheet……………………………………………………………………………………………………38 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác…………………………………………….38 Sử dụng thanh Zoom……………………………………………………………………………………………………39
  3. 4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 3 Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ…………………………………………………………………39 Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề ……………………………………………39 Sử dụng Watch Window ………………………………………………………………………………………………41 Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel………………………………………………………………………………..41 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh ………………………………………………………………………………………………..41 Nhập liệu………………………………………………………………………………………………………………….41 Nhập các ký tự đặc biệt………………………………………………………………………………………………..42 Hiệu chỉnh nội dung………………………………………………………………………………………………….43 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung ………………………………………………………………………………………44 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu…………………………………………………………………………………44 2.2. Định dạng ……………………………………………………………………………………………………………….48 Định dạng chung ………………………………………………………………………………………………………..48 Tự động định dạng có điều kiện…………………………………………………………………………………….56 Bảng và định dạng bảng (table)……………………………………………………………………………………..57 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) ………………………………………………………..59 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu……………………………………………………………………………………………….60 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu…………………………………………………………………………………………………61 Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm ……………………………………………………………………………….65 3.1 Giới thiệu công thức và hàm: ………………………………………………………………………………………65 Giới thiệu công thức (Formula) ……………………………………………………………………………………..65 Giới thiệu hàm (Function) …………………………………………………………………………………………….67 Nhập công thức và hàm ……………………………………………………………………………………………….68 Tham chiếu trong công thức …………………………………………………………………………………………70 Các lỗi thông dụng (Formulas errors) ……………………………………………………………………………..72 3.2 Các hàm trong excel…………………………………………………………………………………………………..73 a. Nhóm hàm về thống kê …………………………………………………………………………………………….73
  4. 6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 5 Thêm các thành phần của đồ thị ………………………………………………………………………………….180 Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thị ……………………………………………………………………..180 n đồ thị …………………………………………………………………………………………………………………..180 c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị …………………………………………………………………………………181 Hiệu chỉnh Chart Area………………………………………………………………………………………………..181 Hiệu chỉnh Flot Area…………………………………………………………………………………………………..182 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, ch thích, tiêu đề trục hoành và trục tung, ………………………………182 Hiệu chỉnh đường lưới ngang và ọc…………………………………………………………………………….184 d. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị………………………………………………………………….188 óa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị……………………………………………………………………………188 Thêm chuỗi mới vào đồ thị …………………………………………………………………………………………188 Thay đổi chuỗi số liệu ………………………………………………………………………………………………..189 Thêm đường xu hướng vào đồ thị………………………………………………………………………………..191 Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính…………………………………………………………………………….192 6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel………………………………………………………………………….192 6.2. Thiết lập thông số cho trang in………………………………………………………………………………….193 6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print ……………………………………………………………………………..198 6.4. Các lưu { khác………………………………………………………………………………………………………..200 Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates………………………………………………………………………………200 7.1 Macro ……………………………………………………………………………………………………………………200 Ghi một Macro………………………………………………………………………………………………………….200 Thực thi Macro …………………………………………………………………………………………………………202 Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật ………………………………………………………………………………………….203 8.1 Phím Tắt ………………………………………………………………………………………………………………..203 a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím ………………………………………………………………………………203 b. Phím tắt…………………………………………………………………………………………………………………..203 8.2 Thủ thuật……………………………………………………………………………………………………………….206
  5. 8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 7 I. Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 1. Chức năng Backstage View Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010. Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn. Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, như cho phép ai sửa tài liệu, kích cỡ file…
  6. 9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 8 Thêm tính năng Sparkline Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới – Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell.
  7. 13. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 12 một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể th c hiện cho các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây. Share Workbook Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm. I. Nội dung chính Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 1.1 Giới thiệu Excel Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyr chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc th c hiện: Tính toán đại s , phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
  8. 16. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 15 Các lệnh trong th c đơn Office
  9. 17. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 16 Bảng l a ch n lệnh truy cập nhanh Hộp thoại để ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh th c đơn truyền th ng thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình g i là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. Thanh công cụ Ribbon
  10. 18. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 17 Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp x p, tìm ki m, l c dữ liệu,… Insert: Chèn các loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao đ i với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thi t lập bảo vệ bảng tính. View: Thi t lập các ch độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, … Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu bi t về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi mu n th c hiện một thao tác nào đó trên đ i tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đ i tượng đó. Lập tức một thanh th c đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đ i tượng mà bạn ch n.
  11. 19. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 18 Th c đơn ngữ cảnh 1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1. Mở Excel Thao tác: B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái B2. Di chuyển chuột lên trên đ n chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải ch n Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đ n chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại. B3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các nút điều khiển cửa sổ Excel
  12. 22. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 21 Chuột: Ch n vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl n u là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đ n và thả chuột. Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một s ch n l c nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… Sau khi ch n vùng, ra lệnh Copy, đ n đích cần sao chép đ n và nhấp phải chuột, ch n lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một s l a ch n như bảng sau: Giải thích hộp thoại Paste Special Hạng mục Mô tả All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng Values Chỉ dán giá trị và k t quả của công thức, không định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức
  13. 23. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 22 Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức Validation Chỉ dán vào các qui định xác th c dữ liệu cho vùng đích All using source theme Dán vào m i thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn All except borders Dán vào m i thứ và loại bỏ các khung viền Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and number formats Dán vào giá trị, công thức và các định dạng g c của các con s , các định dạng khác bị loại bỏ. Values and number formats Dán vào giá trị, k t quả của công thức và các định dạng g c của các con s . None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn. Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn. Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của vùng nguồn Skip blanks . Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại Paste Link Dán vào và tham chi u ô đích đ n ô nguồn
  14. 24. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 23 Đặt tên vùng Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như: vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chi u tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay ch n các vùng đã được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5)…. Tên dài t i đa 255 ký t không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không được bắt đầu là s , tên không được đặt gi ng các địa chỉ tham chi u. Để đặt tên trước tiên ta ch n vùng cần đặt tên ch n nhóm Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name ch n Scope, nhập chú thích n u cần, xong thì nhấn OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên tr c ti p từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng ch n từ Formulas Defined Names Create from Selection hoặc dùng th c đơn ngữ cảnh. Mu n mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đ n,… Thêm chú thích cho ô hêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô ch n nhóm Review Comments New Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể nhấp phải chuột lên ô cần chú thích và ch n Insert Comment.
  15. 25. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 24 Để đ c chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review Comments Next hay Previous. Để ẩn/ hiện chú thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang ch n). Hiệu chỉnh chú thích vào ch n ô cần hiệu chỉnh chú thích Review Comments Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể nhấp phải chuột và ch n Edit Comment từ th c đơn ngữ cảnh. Xóa chú thích vào ch n ô cần xóa chú thích Review Comments Delete. Hoặc nhấp phải chuột và ch n Delete Comment. Minh h a cho hiện các chú thích Chèn, xóa ô, dòng và cột Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang ch n qua phải hoặc xu ng dưới. Tương t , ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột. Chèn ô trống B1. Ch n các ô mà bạn mu n chèn các ô tr ng vào đó (mu n ch n các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi ch n các ô).
  16. 26. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 25 B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Cells… B3. Ch n l a ch n phù hợp trong hộp thoại Insert Chèn dòng B1. Ch n một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu n chèn s dòng tương ứng phía trên các dòng này. B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows Minh h a chèn các dòng tr ng lên trên các dòng đang ch n Chèn cột B1. Ch n một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu n chèn s cột tương ứng phía bên trái các cột này. B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns Xóa các ô, dòng và cột B1. Ch n các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa B2. Ch n Home Cells Delete ch n kiểu xóa phù hợp (xem hình)
  17. 27. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 26 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đ n 255, đây chính là s ký t có thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký t , khi độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi. Tương t , chiều cao của dòng qui định từ 0 đ n 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dòng cột: B1. Ch n dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng B2. Ch n Home Cells Format Ch n lệnh phù hợp Row Height… ch n lệnh này để qui định chiều cao của dòng AutoFit Row Height ch n lệnh này Excel sẽ t canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung. Column Width… ch n lệnh này để qui định độ rộng cột AutoFit Column Width ch n lệnh này Excel sẽ t canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung. Default Width… ch n lệnh này khi bạn mu n qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách ch n cả worksheet hay cả workbook trước khi th c hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Mu n thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đ n phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột.
  18. 28. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 27 Tương t , mu n thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đ n bên dưới s thứ t dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xu ng dưới để tăng chiều cao dòng. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách ch n cả worksheet hay cả workbook trước khi th c hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Mu n thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đ n phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương t , mu n thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đ n bên dưới s thứ t dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xu ng dưới để tăng chiều cao dòng.
  19. 29. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 28 Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split) Nối nhiều ô thành một ô Khi n i nhiều ô thành một ô, n u tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển h t dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa. B1. Ch n các ô cần n i lại. B2. Ch n Home Alignment ch n Merge & Center. Để canh chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment. Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô Sau khi chuyển ô đã n i về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái. B1. Ch n ô đang bị n i. B2. Ch n Home Alignment ch n lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều được. 1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt Bạn có thể dùng chuột, các phím , thanh cu n d c, thanh cu n ngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đ n các nơi bất kỳ trong bảng tính. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang Thanh cu n d c và thanh cu n ngang được g i chung là các thanh cu n (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác, nên ta
  20. 31. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 30 Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính Nhấn phím Di chuyển → hoặc Tab Sang ô bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng ↓ Xu ng dòng Home Đ n ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đ n địa chỉ ô A1 trong worksheet Ctrl + End Đ n địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình Page Down Di chuyển ô hiện hành xu ng dưới một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + → Đ n ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô tr ng End + ← hoặc Ctrl + ← Đ n ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô tr ng End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô tr ng End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xu ng ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô tr ng Ctrl + Page Up Di chuyển đ n sheet phía trước sheet hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đ n sheet phía sau sheet hiện hành
  21. 32. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 31 1.5 Thao tác với workbook Tạo mới workbook Ch n nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều l a ch n để tạo workbook như: workbook tr ng, workbook theo mẫu d ng sẵn, workbook d a trên một workbook đã có. Để tạo workbook tr ng, bạn ch n Blank workbook và nhấp nút Create. Mở workbook có sẵn trên đĩa Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách: 1. Ch n nút Office ch n tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có t i đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì
  22. 33. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 32 nhấn vào nút Office Excel Options Advance phần Display Show this number of Recent Documents ). 2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đ n nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin. 3. Ch n nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đ n nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và ch n tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy ch n của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi). Lưu workbook ột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ th c hiện lệnh lưu lại công việc đã th c hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không t n nhiều thời gian nhưng n u máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ t động th c hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn ch n nút Office Excel Options Save, sau đó đánh dấu ch n vào Save AutoRecover information every minutes.
  23. 37. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 36 Minh h a chèn sheet mới Đổi tên worksheet Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, ch n Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký t và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / ? * Xóa worksheet Mu n xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau: 1. Ch n sheet mu n xóa ch n nhóm Home ch n nhóm Cells Delete Delete sheet 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet mu n xóa sau đó ch n Delete, xác nhận xóa OK. Sắp xếp thứ tự các worksheet Có nhiều cách th c hiện sắp x p worksheet như: 1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp x p và giữ chuột kéo đ n vị trí mới và thả chuột.
  24. 39. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 38 Ẩn/ Hiện worksheet Khi bạn không mu n ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn h t các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn. Mu n ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mu n ần và ch n Hide th là sheet đã được ẩn. Khi mu n cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab và ch n Unhide… sau đó ch n tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK. 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có được góc nhìn t t hơn, hoặc xem nội dung của cùng một worksheet dưới nhiều góc độ
  25. 40. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 39 khác nhau, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab để dễ dàng tham chi u, hay giữ c định tiêu đề một danh sách dài trong khi cu n các thanh cu n,… Sử dụng thanh Zoom Excel 2010 b trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đ n tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ. Thanh Zoom Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn mu n xem một worksheet hay các worksheet trong cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ được gắn thêm chỉ s phía sau tên tập tin. Ch n nhóm View Window New Window Để so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn ch n ti p nhóm View Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cu n thanh cu n ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng được cu n theo. Để tắt tính năng cu n đồng thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (n u nó đang bật). Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải th c hiện nhiều việc tham chi u. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia
  26. 41. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 40 trên bảng tính, sau đó ch n View Window Split. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2 lần lên đường chia d c và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cu n d c và ngang có một ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tượng (công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi mu n chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính. Minh h a chia 4, chia 2 d c, chia 2 ngang Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn c định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc c định này rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cu n màn hình xu ng phía dưới để nhập liệu. Để c định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần c định, sau đó ch n View Window Freeze Panes ch n kiểu c định phù hợp. N u ch n: Freeze Panes: Sẽ c định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành Freeze Top Row: C định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Freeze First Column: C định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Minh h a c định các tiêu đề Để bỏ c định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes
  27. 42. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 41 Sử dụng Watch Window Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn mu n giám sát ô nào thì đưa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. G i cửa sổ Watch Window bạn ch n nhóm Formulas Formula Auditing Watch Window, sau đó ch n ô cần theo dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sồ Watch Window. Cửa sổ Watch Window Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh Các ô trong bảng tính có thể chứa các con s , các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán h c. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đ i tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính. Nhập liệu Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm B1. Trên worksheet, ch n ô cần nhập liệu B2. Nhập vào con s , chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần B3. Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xu ng dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để k t thúc. Lưu ý: N u nhập các con s vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn bản tăng thêm chiều rộng cột. Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần s nguyên và phần s thập phân.
  28. 45. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 44 Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô n u có Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table) Nhập đè lên ô có sẵn nội dung Mu n nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy ch n ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè. Hiệu chỉnh nội dung các ô Mu n hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau: 1. Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đ n nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một s nội dung sau đó nhập vào nội dung mới. 2. Ch n ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào ch độ hiệu chỉnh và làm tương t như trên 3. Ch n ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula) Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu Sử dụng chức năng AutoFill Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền t động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình. Danh saùch một s AutoFill coù saün Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 1, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu
  29. 46. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 45 Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,… Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,… Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,… Text1, textA text2, textA, text3, textA,… 1st Period 2nd Period, 3rd Period,… Product 1 Product 2, Product 3,… Bạn mu n điền các s lẻ trong khoảng từ 1 đ n 25 vào cột A bạn làm như sau: B1. Ch n ô đầu tiên A1 và nhập vào s 1 B2. Ch n ô ti p theo A2 nhập vào s 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng s 2 vào ô chứa s lẻ trước đó để có được s lẻ k ti p). B3. Ch n hai ô A1:A2, di chuyển chuột xu ng dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng ch n cho chuột bi n thành dấu cộng màu đen. B4. Giữ trái chuột kéo xu ng phía dưới cho đ n khi hiện s 25 thì dừng lại.
  30. 47. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 46 Khi bạn mu n điền t động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các cách sau: 1. Ch n ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xu ng, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ được sao chép. 2. Ch n ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đ n, sau đó vào Home nhóm Editing Fill ch n hướng phù hợp (Down, Right, Up, Left). T tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Popular trong phần trong phần Top options for working with Excel ch n Edit Custom Lists hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách t tạo của bạn. Mu n xóa một danh sách thì bạn chỉ cần ch n danh sách đó và nhấn nút Delete. N u mu n hiệu chỉnh danh sách thì ch n danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add. Sử dụng chức năng Automatic Completion Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản gi ng nhau ở các ô được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn
  31. 48. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 47 vào nút Office Excel Options ch n Tab Advance tại Editing options Enable AutoComplete for cell values. Sử dụng chức năng AutoCorrect AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng ti ng Anh, ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bước sau: B1. Ch n nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options B2. Tại Tab AutoCorrect ch n Replace text as you type thì chức năng này mới có tác dụng B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã t c ký) B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã t c ký) B5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sách
  32. 50. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 49 Định dạng văn bản và s Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Ch n Home nhóm Cells Format Format Cells… Giải thích hộp thoại Format Cells
  33. 51. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 50 Định dạng Mô tả Tab Number Category Danh sách các loại định dạng s , giá trị Sample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn ch n Decimal places T i đa có thể có 30 s sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific. Use 1000 Separator (,) Ch n ô này n u mu n có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number Negative numbers Ch n loại định dạng thể hiện cho s âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency. Symbol Ch n loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting Type Ch n kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom. Locale (location) Ch n loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special. Tab Alignment Text alignment Horizontal Có các l a ch n dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa. Vertical Có các l a ch n dùng để canh chình nội dung theo chiều d c. Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản. Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô.
  34. 55. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 54 B2. Ch n Home Alignment ch n Wrap Text ( ). N u dòng không t động mở rộng là do ô bị thi t lập chiều cao c định, bạn vào Home Cells Format tại Cells Size ch n AutoFit Row Height Xoay chữ (Orientation) B1. Ch n các ô cần xoay chữ A1:D1 B2. Ch n Home nhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise Định dạng khung (border) Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ. B1. Ch n danh sách cần kẽ khung B2:E18 B2. Ch n Home nhóm Cells Format Ch n Format Cells B3. Vào Tab Border, ch n màu là Red ( ) tại Color B4. Ch n Style là nét đậm , sau đó ch n nút Outline tại Preset B5. Ch n Style là nét mảnh , sau đó ch n nút Inside tại Preset B6. Nhấn OK hoàn tất
  35. 56. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 55 Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) B1. Ch n vùng cần tô màu nền B2:E18 B2. Ch n Home nhóm Cells Format Ch n Format Cells B3. Vào Tab Fill Ch n Fill Effects… B4. Ch n các màu cần ph i hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue) B5. Ch n Shading styles là Vertical và ch n kiểu thứ 3 B6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất.
  36. 57. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 56 Tự động định dạng có điều kiện. Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những l a ch n, bạn sẽ thấy pview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong su t phản ánh giá trị của ô… Cách thức ti n hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với s phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
  37. 58. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 57 Bảng và định dạng bảng (table) Excel thi t lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu t tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thi t. Áp định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng B1. Ch n danh B2:E18 B2. Ch n Home nhóm Styles ch n Format As Table B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, ch n một trong các biểu mẫu. Ví dụ ch n mẫu Light số 9 B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận. Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 ch n New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để ch bi n biểu mẫu. Mu n xóa một mẫu t tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và ch n Delete. Các tùy ch n hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanh Ribbon
  38. 59. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 58 Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy ch n bảng, tại Tab Design vào nhóm Table Styles ch n More ( ) ch n Clear. Đ n lúc này vùng ch n vẫn còn là bảng do vậy nó có các tính năng của bảng. Để chuyển một bảng về thành danh sách thì ch n bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools ch n Convert to Range.
  39. 60. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 59 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) Các mẫu tài liệu d ng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thi t k sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và ch bi n các mẫu này. Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào ch n nhóm Page Layout Themes Ch n một biểu mẫu từ danh sách. Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để ch n lại màu, vào Fonts để ch n lại kiểu Font và vào Effects để ch n lại hiệu ứng. Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng. Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes ch n Colors ch n Create New Themes Colors hay Page Layout Themes ch n Fonts ch n Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo. Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đ i tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung.
  40. 61. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 60 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay th dữ liệu: * Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home * Ch n Find hoặc Replace
  41. 62. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 61 * Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ mu n tìm trong mục Find What (n u bạn ch n Find ở bước trên) hoặc nhập từ mu n tìm trong mục Find What và từ thay th trong mục Replace with (n u bạn ch n Replace ở bước trên). * Kích nút Options để tìm thêm các tùy ch n 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thi t lập d a trên các tiêu chuẩn. Sắp xếp Để th c hiện một sắp x p theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:
  42. 63. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 62 * Đánh dấu các ô mu n được sắp x p * Kích nút Sort & Filter trên tab Home * Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp x p nhiều hơn một cột: * Kích nút Sort & Filter trên tab Home * Ch n cột mà bạn mu n sắp x p đầu tiên * Kích Add Level * Ch n cột ti p theo bạn mu n sắp x p * Kích OK
  43. 64. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 63 Lọc dữ liệu Bộ l c cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ l c: * Kích vào cột hoặc ch n các cột chứa dữ liệu mà bạn mu n l c * Trên tab Home, kích Sort & Filter * Kích nút Filter * Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên * Kích Text Filter * Kích Words bạn mu n l c Nhấn chuột vào đây để xem ảnh g c
  44. 65. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 64 * Để không áp dụng bộ l c, kích nút Sort & Filter * Kích Clear
  45. 66. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 65 Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 3.1 Giới thiệu công thức và hàm: Giới thiệu công thức (Formula) Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, n u không có các công thức thì bảng tính cũng gi ng như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ t động cập nhật các thay đổi và tính ra k t quả mới giúp chúng ta đỡ t n công sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì? Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là s k t hợp của các toán tử, các trị s , các địa chỉ tham chi u và các hàm. Ví dụ: Ví dụ về công thức Các toán tử trong công thức Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả + Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6 – Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41 * Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5 / Chia =3/3 3 chia 3 là 1 ^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2
  46. 69. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 68  Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…  Hàm luận lý: If, And, Or,…  Hàm tham chi u và tìm ki m: Choose, Vlookup, OffSet,…  Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…  Hàm th ng kê: Stdev, Var, CountIf,…  Hàm văn bản: Asc, Find, Text,… Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu cách sử dụng từng hàm trong các nhóm hàm trên ở các phần sau. Nhập công thức và hàm Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, mu n nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là s k t hợp của các toán tử, các trị s , các địa chỉ tham chi u và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được tr n công thức. Một điều h t sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập tr c ti p các con s , giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đ n tham chi u. Ví dụ: Minh h a dùng tham chi u trong hàm Trong ví dụ trên, ở đ i s thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập tr c suất chi t tính 10% vào hàm mà nên tham chi u đ n địa chỉ ô chứa nó là I2, vì n u lãi suất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được k t quả NPV mới ngay không cần phải chỉnh sửa lại công thức. Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng ở bài s 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm như sau: B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV( B2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name hiện ra B3. Ch n LaiSuat và nhấn OK
  47. 71. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 70 Hộp thoại Insert Function Tham chiếu trong công thức Các tham chi u sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi t n công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có s thay đổi. Có 3 loại tham chi u sau:  Tham chi u địa chỉ tương đ i: Các dòng và cột tham chi u sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đ n vị trí khác một lượng tương ứng với s dòng và s cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4  Tham chi u địa chỉ tuyệt đ i: Các dòng và cột tham chi u không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4  Tham chi u hỗn hợp: Ph i hợp tham chi u địa chỉ tương đ i và tuyệt đ i. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đ i và dòng 5 tuyệt đ i. Lưu ý: Dấu $ trước thứ t cột là c định cột và trước thứ t dòng là c định dòng. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đ i) c định/ bỏ c định dòng hoặc cột. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột. Ví dụ: Tính thành tiền bằng S lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.

【#8】Cách Sử Dụng Excel Trên Android ? Hướng Dẫn Hoàn Chỉnh

Cách sử dụng Excel trong Android. Bạn còn vài ngày nữa để hoàn thành công việc trên một số bảng tính mà bạn đã giao cho văn phòng của mình và không biết phải tìm cách nào để hoàn thành mọi việc đúng hạn? Làm việc ngay cả khi đang di chuyển, trong thời gian rảnh rỗi, sử dụng điện thoại thông minh hay máy tính bảng Android của bạn? Không, tôi không đùa đâu, bạn có thể làm điều đó một cách cực kỳ đơn giản.

De hecho, hay algunas ứng dụng que le permiten procesar documentos de Excel en Android de manera muy eficiente y sin limitaciones excesivas en comparación con lo que puede hacer desde una Pc. Primero te contaré sobre la aplicación oficial Microsoft Excel, mà Microsoft đã cung cấp miễn phí cho tất cả các thiết bị lên đến 10.1 “và các giải pháp miễn phí khác có thể hữu ích cho mục đích này.

Cách sử dụng Excel trên Android từng bước

Microsoft Excel

Microsoft Excel es la aplicación oficial de Microsoft para la gestión de hojas de cálculo. Está disponible para descarga gratuita a través de Android Cửa hàng play, para dispositivos con dimensiones iguales o inferiores a 10.1 “(de lo contrario, solicita la suscripción de un servicio de suscripción Văn phòng 365, có giá từ 7 euro / tháng).

Si está acostumbrado a usar el software de bàn homónimo o su versión en línea, encontrará que la aplicación para teléfonos móviles y tabletas tiene menos funcionalidad.

Tuy nhiên, khi mua gói đăng ký Văn phòng 365 nhân sự, ở mức 7,00 euro / tháng, có thể mở khóa quyền truy cập vào một số tính năng bổ sung, chẳng hạn như tùy chỉnh phong cách và thiết kế của bảng xoay, áp dụng màu tùy chỉnh cho hình dạng, nhiều màu hơn để định dạng, sử dụng của đồ họa SmartArt và tùy chỉnh các yếu tố đồ họa.

Nếu bạn không chắc chắn liệu đăng ký có phải là những gì bạn muốn hay không, bạn sẽ muốn biết rằng một Thời gian dùng thử miễn phí 30 ngày Với đăng ký, do đó bạn cung cấp khả năng thử tất cả các tính năng bổ sung này.

Tôi xin nhắc bạn rằng gói đăng ký cho phép bạn có được giấy phép để sử dụng Microsoft Excel trên ba thiết bị: điện thoại thông minh, máy tính bảng và PC chạy Windows hoặc macOS. Tuy nhiên, giới hạn này có thể được gia hạn bằng cách ký vào gói Văn phòng 365 (10 euro / tháng) cho phép bạn làm việc trên năm điện thoại di động, năm máy tính bảng và năm PC.

Điều đó nói rằng, trong các chương tiếp theo tôi sẽ minh họa Cách sử dụng Microsoft Excel trên Android chi tiết, giải thích, từng bước, làm thế nào để tận dụng tất cả các tính năng của nó.

Tạo và mở một bảng tính

Nếu bạn muốn thay đổi bảng tính trên thiết bị của mình hoặc trên đám mây (ví dụ: trong onedrive o Dropbox), thủ tục để làm theo là rất đơn giản. Sau khi khởi chạy ứng dụng thông qua biểu tượng của ứng dụng trên màn hình chính hoặc trong ngăn kéo của thiết bị, hãy chạm vào nút mở ra ở dưới cùng bên phải và chọn một trong các tùy chọn được hiển thị.

Chạm vào các yếu tố Thiết bị này, để khám phá các tệp được lưu cục bộ; Một ổ – Cá nhân, để truy cập không gian đám mây của bạn trên OneDrive hoặc Thêm một địa điểm, nếu bạn muốn kết nối với một trong nhiều dịch vụ đám mây được ứng dụng hỗ trợ (ví dụ: Dropbox).

Thay vào đó, chạm vào biểu tượng với một chiếc lá Ở phía trên bên phải, bạn có thể tạo một tài liệu làm việc mới. Thông qua trình đơn thả xuống, bạn sẽ được hỏi nơi bảo vệ tài liệu: bạn có thể chọn nếu nó được kích hoạt onedrivetrong thư mục tài liệu trên thiết bị hoặc điểm đến khác ( Chọn một địa điểm khác).

Sau đó nhấp Sách trống, để bắt đầu hoàn thành bảng tính hoặc cuộn xuống màn hình, để chọn một mẫu được tải sẵn, chọn nó dựa trên các thao tác bạn muốn thực hiện trong Excel.

Màn hình trang tính Excel được đặc trưng bởi một bảng được chia thành các cột và hàng và do đó được tạo thành từ các ô. Cả hai cột và dòng đều được gắn nhãn tương ứng với các chữ cái và số nhận dạng.

Trên máy tính bảng, có một thanh phía trên được chia thành các tab cho phép truy cập vào các hàm Excel, trong khi trên điện thoại di động, chúng được tìm thấy trong menu thả xuống, nằm ở phía dưới bên trái và có thể truy cập thông qua biểu tượng ▲.

Trong các đoạn sau, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng một số tính năng ứng dụng phổ biến nhất Microsoft Excel. Hãy chú ý để hiểu làm thế nào nó hoạt động.

Định dạng ô

Như đã đề cập trong các đoạn trước của hướng dẫn, bảng tính được tạo thành từ các ô. Để thêm dữ liệu vào dữ liệu sau, hãy nhấn đúp vào nó: bàn phím ảo chuyên dụng để nhập dữ liệu.

Nhấn vào biểu tượng 123, bạn có thể mở bàn phím số và nhập giá trị nhanh chóng. Ngoài việc hiển thị toán tử logicbiểu tượng Có thể sử dụng để biên dịch ô và tạo công thức ở chế độ thủ công. Thông qua các biểu tượng thích hợp trên màn hình này, bạn cũng có thể chạy el làm tròn do dư thừa hoặc do khuyết tật.

Sau khi nhập dữ liệu vào các ô, bạn có thể chỉnh sửa văn bản truy cập thanh công cụ và chọn tab Bắt đầu Trong phần này, bạn có thể sửa đổi nguồn, el kích thướcmàu sắc Thư từ. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi căn chỉnh của văn bản, thiết lập một màu nền cho các tế bào hoặc thay đổi định dạng của các giá trị chứa trong chúng, chẳng hạn như định dạng ngày, tiền tệ o văn bản.

Thông qua chức năng Sắp xếp và lọc, Bạn có thể lọc một danh sách dữ liệu hoặc sắp xếp nó theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Bạn cũng có thể thêm chức năng tổng đại số, hữu ích để tổng hợp tất cả các giá trị dương và âm cho một phạm vi ô cụ thể.

Chèn đồ họa và hình ảnh

Thông qua tùy chọn Chèn Trong Excel, bạn có thể thêm một số mục vào trang tính, như đồ họa o hình ảnh.

Với tùy chọn đồ họa, bạn có thể thêm các loại đồ họa khác nhau, chẳng hạn như biểu đồ, trong dòng, para phân tán o bánh ngọt … nhiều loại đồ họa có thể được sử dụng.

Tùy thuộc vào tập hợp thông tin có sẵn, bạn cũng có thể nhấn tùy chọn đồ họa đề nghị để tự động tạo biểu đồ phù hợp nhất cho dữ liệu đã nhập.

Tab Chèn các tùy chọn khác có sẵn, chẳng hạn như những tùy chọn cần thiết để thêm hình ảnh o hình dạng hình học. Thông qua hình ảnh, bạn có thể chụp ảnh trong thời gian thực hoặc thêm ảnh vào tài liệu bằng cách quét bộ nhớ thiết bị.

En các hình thứcThay vào đó, bạn có thể tạo các hình dạng hình học được xác định trước, chẳng hạn như hình vuông, vòng tròn, hình tam giác o mũi tên hoặc song song có hình dạng khác nhau.

Ngoài ra, ứng dụng Excel cho phép bạn vẽ tự do, sử dụng các công cụ trên biểu mẫu thiết kế. Trong phần sau, bạn có thể chọn màu đột quỵdày để vẽ hoặc làm nổi bật những gì bạn thích trong bảng tính. Tính năng này rất hữu ích nếu bạn cần tạo các hình không có trong phần các hình thức của phần Chèn.

Chèn công thức

Trong số các tính năng chính của Excel, tính năng nổi bật nhất là khả năng thêm các công thức được sử dụng để quản lý và xử lý dữ liệu.

Sau đó, chọn công thức mà bạn quan tâm, để tự động thêm nó vào ô đã chọn trước đó: dạng chung của nó sẽ được hiển thị ở trên cùng. Sau khi hoàn tất, hãy thay thế các thành viên của công thức bằng các giá trị hoặc ô bắt buộc của bạn và nhấn kiểm tra biểu tượng đánh dấu ở trên cùng để xác nhận việc chèn vào ô.

Thay đổi hiển thị dữ liệu

Màn hình hiển thị của bảng tính thông qua ứng dụng Excel có thể được thay đổi bằng cách sử dụng các tùy chọn trong tab vista. Trong thực tế, bạn có thể kiểm tra các hộp Thanh công thức, lưới điện y encabezamientos, để loại bỏ các yếu tố tương ứng khỏi giao diện.

Además, puede cambiar el nivel de thu phóng usando los botones Phóng to y Thu nhỏ hoặc sử dụng bàn tay của bạn trên màn hình: đặt hai ngón tay lên màn hình và xòe chúng ra theo hướng ngược lại để phóng to, hoặc chụm các ngón tay lại với nhau để thu nhỏ.

Bạn cũng có thể tạo hàng hoặc khối cột để đảm bảo rằng, trong khi màn hình đang cuộn, chúng vẫn bị khóa.

Để làm điều này, hãy chạm vào mục Bảng khối và chọn các tùy chọn Bảng khối, Khóa hàng đầu y Khóa cột đầu tiên.

Lưu bảng tính và chia sẻ

Bạn đã làm việc xong trên một tài liệu Excel và muốn biết cách lưu nó? trong trường hợp này, bạn nên biết rằng khi bạn thoát khỏi nó, quá trình lưu sẽ được thực hiện tự động. Nhưng nếu bạn muốn chắc chắn, chỉ cần nhấn vào biểu tượng (⋮), nằm ở góc trên bên phải, trên màn hình chính của trang tính và chọn mục tiết kiệm o Bảo vệ hôn mê, để lưu bảng tính ở định dạng chuẩn .

Nếu bạn muốn in, để tiếp tục, hãy nhấp vào ( ) bạn thấy ở góc trên bên phải và trên màn hình tiếp theo xuất hiện, hãy nhấn ấn tượng, để xuất tài liệu sang PDF hoặc in nó qua một máy in mạng.

Cuối cùng, nếu bạn muốn chia sẻ tệp với người dùng khác, hãy chạm vào biểu tượng với một mũi tên que encuentre en la esquina superior derecha. Y, en la pantalla que se muestra, escriba la dirección de e-mail de la cuenta de Microsoft del destinatario o comparta el archivo a través de liên kết công khai hoặc đính kèm nó trong một email chia sẻ dưới dạng tệp đính kèm).

Thêm ứng dụng để sử dụng Excel trên Android

Ngoài ứng dụng Excel chính thức, cũng có các giải pháp khác cho phép bạn làm việc với bảng tính khi đang di chuyển, có thể tải xuống miễn phí từ Google Cửa hang tro chơi. Về vấn đề này, trong vài dòng tiếp theo, tôi sẽ liệt kê một số ứng dụng năng suất có thể giúp bạn quản lý các tệp Excel của mình.

    Google Sheets – Ứng dụng năng suất của Google cho phép bạn làm việc trên bảng tính cục bộ và trực tuyến, trong Google Drive. Tính năng thú vị nhất của nó là chia sẻ tài liệu với những người dùng khác, cả công khai và riêng tư.

    Cơ quan của WPS – Ứng dụng miễn phí này cho phép bạn quản lý tài liệu văn bản, bảng tính và bản trình bày, cả cục bộ và thông qua lưu trữ đám mây nổi tiếng hơn, như Dropbox, Google Drive o onedrive.

    SmartOffice – Tương tự như các giải pháp được liệt kê trong các dòng trước, ứng dụng này cũng hỗ trợ các định dạng khác nhau cho các tài liệu điện tử, chẳng hạn như bảng tính. Nó có giao diện spartan hơn các ứng dụng tôi đã nói cho đến nay, nhưng nó vẫn là một công cụ có tiềm năng lớn, xét rằng nó hoàn toàn miễn phí.

Cho đến nay mục về cách sử dụng Excel trên Android.

【#9】Hướng Dẫn Sử Dụng Data Filter Trong Excel

Đối với bảng tính chứa nhiều thông tin theo nhiều chủng loại khác nhau, thì việc giới hạn hiển thị (lọc)các dữ liệu sẽ giúp ta tìm thấy được thông tin cần thiết nhanh hơn, chính xác hơn. Để thiết lập chức năng Filter trong excel, chúng ta làm theo các bước sau:

Chú ý: Sau khi gọi bộ lọc chúng ta có thể thực hiện chức năng Sort dữ liệu rất dễ dàng.

Sau khi bộ lọc bật lên, nếu muốn lọc cho cột nào thì chỉ cần clich chuột trái vào biếu tượng nút bấm, và hộp thoại Filter sẽ xuất hiện. Khi checkbox Selec ALL được tick thì không có dữ liệu nào được lọc. Nếu bạn muốn xem 1 mục hàng thì ta tiến hành Uncheck tất cả các checkbox của các item khác, chỉ để lại mục hàng mà bạn muốn hiển thị.

Ví dụ, Khi tôi chỉ tick vào mục hàng Banana, thì tất cả các dòng hàng có chứa chữ Banana sẽ được hiển thị.

Theo mặc định, data filter sẽ nhóm tất cả các mục giống nhau thành một nhóm. chức năng này có phân biệt khoảng trống nhưng không phân biệt chữ in hoa hay chữ in thường. do đó các từ giống nhau nhưng khác nhau về kiểu in hoa hoặc in thường đều được xếp cùng một nhóm

Ví dụ:

Dòng 1: Apple

Dòng 2: apple

Dòng 3: Apples

Dòng 4: apples

Dòng 5: apple s

Khi tiến hành filter thì chúng sẽ nhóm thành 3 nhóm là Apple, Apples và apple s.

Vậy nếu a muốn tất cả ba nhóm trên đều được hiển thị thì làm cách nào?

Đối với cột dữ liệu có chứa ít số nhóm thì ta có thể chọn thủ công là đánh dấu tick vào nhóm cần hiển thị rồi bấm OK.

Tuy nhiên đối với cột có chứa hàng 100 hoặc hàng nghìn nhóm thì việc làm thủ công như trên sẽ mất khá nhiều thời gian.

Và lúc này chúng ta chú ý hướng dẫn của hộp thoại này như sau:

Use “?” to repsent any single c-haracter

Use “*” to repsent any series c-haracters.

ở bài học cách dùng Hàm Countif thì đã có hướng dẫn ý nghĩa của dấu ? và dấu * trong điều kiện đếm. thì trong điều kiện lọc thì 2 ký tự đặt biệt này cũng có chức năng tương tự như vậy.

Dấu “?” đại diện cho một ký tự trong chuỗi. Và dấu “*” đại diện cho một chuỗi các ký tự.

ví dụ ta muốn lọc các dòng có chứa 2 ký tự bất kỳ cộng với ký tự “PL” với điều kiện Begins With thì ta thiết lập trong hộp thoại Customs Autofilter là ??pl* thì nó sẽ lọc và hiển thị những dòng có chứa 2 ký tự đầu tiên là bất kỳ và 2 ký tự tiếp theo là “pl” và những ký tự theo sau (không cần biết là bao nhiêu ký tự.) sẽ được dấu * đại diện.

Chức năng Advanced Filters: có chức năng lọc và hiển thị các nhóm dòng hàng tại cột đang thiết lập bộ lọc nếu tick vào tùy chọn Filter the list, In-place. giống như cách filter bên trên. Tuy nhiên ở mục này còn có tùy chọn là sau khi lọc các nhóm và xuất ra vị trí khác.

【#10】Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Filter Trong Excel Office 365

Cấu trúc hàm Filter (Filter function)

Hàm này có tác dụng lọc dữ liệu đồng thời kết xuất dữ liệu lọc được sang 1 vị trí khác (ô khác, sheet khác, workbook khác).

=FILTER(array,include,[if_empty])

  • array: vùng dữ liệu cần lọc (không bắt buộc phải có tiêu đề)
  • include: điều kiện cần lọc là gì, nằm trong cột nào (xác định đồng thời cả 2 yếu tố này)
  • if_empty: Nếu không có kết quả thì trả về giá trị gì? (không bắt buộc nhập)

Những chú ý về đặc điểm của hàm:

  • Hàm trả về kết quả là dạng mảng, dựa theo số cột của arraysố dòng kết quả thu được
  • Không phụ thuộc vào tiêu đề của các trường dữ liệu.
  • Kết quả trả về không kèm theo định dạng của dữ liệu gốc
  • Không cần sử dụng dạng công thức mảng

Những trường hợp xảy ra lỗi

Trường hợp 1: Không có kết quả lọc theo điều kiện nêu ra

Nếu không có kết quả phù hợp và không quy định tại if_empty, hàm sẽ trả về lỗi #CALC! (không tính toán được)

Trường hợp 2: Có xen lẫn các giá trị khác trong vùng kết quả

Vì kết quả của hàm Filter trả về dạng mảng, nên khi có lẫn các giá trị khác trong vùng này (do người dùng tự nhập vào) thì sẽ báo lỗi #SPILL! (kết quả sẽ tràn lên dữ liệu đã có)

Hàm Filter có gì đặc biệt

Phải nói là rất đặc biệt, rất tuyệt vời. Nếu như bạn đã từng vất vả với công thức mảng, tốn thời gian với Filter, khó chịu với kết quả của Advanced Filter thì khi sử dụng hàm Filter sẽ thấy được sự khác biệt rất lớn.

So với AutoFilter: giảm thời gian thao tác

Nếu như bạn chưa biết các sử dụng Filter hay các tính năng của Filter thì có thể tham khảo bài viết:

Cách lọc dữ liệu trong Excel

Như vậy chúng ta thấy để có thể đưa ra được kết quả cho báo cáo chi tiết, các thao tác thường dùng là:

  • Áp dụng AutoFilter cho bảng dữ liệu
  • Lọc dữ liệu theo từng vị trí dòng tiêu đề
  • Copy kết quả lọc được
  • Dán phần giá trị (Paste Special / Value) của những giá trị còn lại sau khi lọc vào vị trí cần báo cáo

Rất nhiều thao tác và tốn thời gian phải không nào. Để khắc phục nhược điểm tốn thời gian và nhiều thao tác này, chúng ta có thêm AdvancedFilter, có công thức mảng hỗ trợ. Tuy nhiên những công cụ này vẫn có những nhược điểm.

So với Advanced Filter: tự động hoàn toàn không cần VBA và hơn thế nữa

Advanced Filter là một công cụ khá tốt để trích lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện. Lý do nó chỉ “khá tốt” là:

  • Tiết kiệm thời gian lọc dữ liệu, nhưng không tự động hoàn toàn. Nếu muốn tự động thì phải áp dụng thêm VBA
  • Không sử dụng công thức nên không tốn tài nguyên, nhưng việc xây dựng vùng điều kiện cũng phức tạp.
  • Phụ thuộc hoàn toàn vào tiêu đề của bảng dữ liệu. Do đó nó hạn chế nhiều nếu bảng dữ liệu không có tiêu đề sẽ không làm đúng.
  • Kết quả lọc mang đúng định dạng của dữ liệu gốc. Điều này khiến chúng ta không thể định dạng dữ liệu theo ý muốn.

Các bạn có thể tham khảo một số bài viết sau để thấy tính ứng dụng của Advanced Filter:

Tự động lọc danh sách không trùng với Advanced Filter VBA cực kỳ đơn giản Hướng dẫn cách lập báo cáo chi tiết NXT kho bằng Advanced Filter trong Excel Hướng dẫn cách lọc dữ liệu sang sheet khác bằng Advanced Filter trong Excel

Do đó khi sử dụng hàm Filter, chúng ta sẽ thấy không cần tạo vùng điều kiện, không cần có VBA, kết quả định dạng theo ý muốn.

So với công thức mảng: Đơn giản hơn rất nhiều

Chúng ta từng biết tới việc sử dụng công thức dạng mảng như OFFSET để làm báo cáo chi tiết như với bài sau:

Hướng dẫn cách viết công thức lập báo cáo chi tiết tự động trong Excel

Có thể thấy công thức rất dài và khó. Bởi vì chúng ta phải thực hiện 2 yêu cầu đồng thời trong 1 câu lệnh:

  • Lọc ra các kết quả đúng
  • Trích xuất các kết quả ra báo cáo, mà các nội dung phải liền nhau

Với những hàm trước đây, để làm được công việc trên cần dùng nhiều hàm, phân tích logic khá phức tạp. Nhưng nay với hàm Filter, việc này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.