Top #10 Xem Nhiều Nhất Hướng Dẫn Form Access Mới Nhất 12/2021 # Top Like

--- Bài mới hơn ---

Tạo lập form từ cơ sở dữ liệu giúp việc nhập liệu của bạn trở nên thuận tiện hơn. Trong quá trình tạo form, bạn có thể định dạng nó sao cho phù hợp với tính chất của cơ sở dữ liệu cũng như trình bày dễ hiểu hơn.

Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn cách tạo lập và chỉnh sửa form. Bạn cũng sẽ được biết cách kiểm soát các trình bày cũng như chỉnh sửa các tùy chọn form để đảm bảo form hoạt động hiệu quả nhất.

Cách tạo lập form

Access hỗ trợ người dùng có thể tạo form từ bất cứ bảng dữ liệu nào trong cơ sở dữ liệu gốc. Bất cứ form nào được tạo thành sẽ đều hiển thị dữ liệu giống với bảng, đồng thời còn có thể thêm bớt dữ liệu mới. Sau khi tạo lập xong, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa nó bằng cách thêm các trường mới hoặc các các tùy chọn định dạng như hộp hỗn hợp chẳng hạn.

Bước 1: Trong mục Navigation, lựa chọn bảng dữ liệu mà bạn cần tạo lập form. Bạn không nhất thiết phải mở bảng đó lên

Bước 1: Chọn tab Design, sau đó tìm đến mục Tools ở phía bên phải của thanh Ribbon

Hộp hỗn hợp

Hộp hỗn hợp là một dạng danh sách xổ xuống được dùng để thay thế một trường trong nội dung form. Hộp hỗn hợp sẽ hạn chế khả năng nhập liệu của người dùng khi chỉ cho phép người dùng lựa chọn các tùy chọn có sẵn trong hộp mà thôi.

Hộp hỗn hợp rất có ích đối với các trường có ít lựa chọn trả lời. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng hộp hỗn hợp để chỉ cho phép người dùng nhập đúng tên các bang của Mỹ khi điền vào trường địa chỉ liên hệ, hoặc là người dùng khi đặt hàng chỉ được phép lựa chọn các sản phẩm được liệt kê trong cơ sở dữ liệu mà thôi.

Bước 1: Trong cửa sổ Form Layout, lựa chọn tab Design, sau đó tìm đến phần Controls

Bước 2: Lựa chọn lệnh Combo box, khi đó nó sẽ có dạng giống như hộp thoại xổ xuống

Tùy chỉnh thiết lập form bằng cách sử dụng Property Sheet

Property sheet là một cửa sổ tổng hợp chứa các thông tin chi tiết của form cũng như từng nội dung trong form. Từ của sổ Property Sheet mà ta có thể sửa đổi từng phần bố cục của form, bao gồm cả chức năng hoạt động cũng như cách thức trình bày.

Lưu ý: Hãy luôn chú ý trong quá trình chỉnh sửa nội dung form và các trường. Tất cả các thay đổi dù là nhỏ nhất đều có thể thực hiện ở cửa sổ Property Sheet. Do có quá nhiều tùy chọn nên rất khó để bạn có thể nhớ được là mình đã thay đổi phần nào của form

Thay đổi thiết lập của form

Có rất nhiều lựa chọn được xuất hiện trong cửa sổ Property Sheet nên ta không thể đi sâu giải thích hết được. Ta chỉ có thể kiểm nghiệm 2 lựa chọn thường được sử dụng nhất: ẩn các trường không cần thiết và thiết lập trường chứa thời gian ngày tháng năm có chức năng tự động lên lịch theo đúng thời gian thực tế.

Để có thể ẩn đi các trường không cần thiết

Bước 5: Cuối cùng ta chỉ cần chuyển sang cửa sổ Form để kiểm tra xem các trường đã được ẩn đi hay chưa.

Để thiết lập trường chứa thời gian ngày tháng năm có chức năng tự động lên lịch theo đúng thời gian thực tế

Bước 7: Chuyển sang chế độ Form View để kiểm tra kết quả. Khi bạn tạo 1 bản ghi mới với form, trường dữ liệu mà bạn vừa chỉnh sửa sẽ tự động cập nhật lịch thực tế vào nội dung của trường đó.

Đừng bội bỏ qua: Lớp học Excel ở Hà Nội

--- Bài cũ hơn ---

--- Bài mới hơn ---

MS Access được dùng để sắp xếp, lưu trữ thông tin cũng như chuẩn bị các báo cáo được thiết kế đặc biệt. Việc tạo lập form từ cơ sở dữ liệu giúp việc nhập liệu của bạn trở nên thuận tiện hơn. Trong quá trình tạo form, bạn có thể định dạng nó sao cho phù hợp với tính chất của cơ sở dữ liệu cũng như trình bày dễ hiểu hơn. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách tạo lập cũng như kiểm soát và tùy chỉnh form để đảm bảo form của bạn hoạt động hiệu quả nhất.

Form (Biểu mẫu) là 1 đối tượng được dùng cho 3 mục đích sau đây:

1. Nhập dữ liệu: ví dụ như bạn muốn nhập các tham số trong báo cáo trước khi khởi chạy báo cáo đó.
2. Tùy chỉnh dữ liệu: sử dụng form để chèn, cập nhật hoặc xóa dữ liệu.
3. Điều hướng trên hệ thống: ví dụ bạn tạo form trên Access thì bạn hoặc người dùng khác có thể tải form đó xuống hay chạy báo cáo,…

Ngăn Dẫn hướng sẽ hiển thị tất cả đối tượng cũng như các form mà bạn tạo trong cơ sở dữ liệu.

Lúc này, Form của bạn sẽ được tạo và mở trong chế độ xem Design View:

Khi cửa sổ Property Sheet xuất hiện, Access thường sẽ mặc định là “Detail” nên nếu bạn muốn tạo Form, chọn ” Form”.

Sau khi nhấn Form, bạn sẽ thấy ngay các thuộc tính nào được dùng trong Form.

Lưu ý: Hãy luôn chú ý trong quá trình chỉnh sửa nội dung form và các trường. Tất cả các thay đổi dù là nhỏ nhất đều có thể thực hiện ở cửa sổ Property Sheet. Do có quá nhiều tùy chọn nên rất khó để bạn có thể nhớ được là mình đã thay đổi phần nào của form

Thuộc tính Record Source (Nguồn ghi) sẽ thiết lập các nguồn dữ liệu cho form của bạn.

Thuộc tính Record Source có thể được đặt thành tên bảng, tên truy vấn hay câu lệnh SQL bằng cách bạn nhấn dấu (…) ngay bên phải thuộc tính Record Source.

• Phần trên cùng của form sẽ hiển thị ở chế độ xem Datasheet View của các record
• Phần dưới cùng sẽ hiển thị 1 record tại 1 thời điểm (như Single Form).

Thuộc tính Caption dùng để đặt nhãn cho form của bạn.

Ví dụ, mình muốn đặt Caption là “Thêm/Chỉnh sửa sản phẩm”, nghĩa là “Thêm/Chỉnh sửa sản phẩm” chính là thanh tiêu đề form của bạn:

Thanh tiêu đề form thể hiện giá trị mà ta đã đặt trong thuộc tính chú thích.

Thuộc tính tiếp theo mà mình giới thiệu đến các bạn trong Access đó là Default View (Thiết lập dạng hiển thị của form). Trong mục này, bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống gồm 6 dạng của form:

Thanh cuộn ngay bên phải giúp bạn lướt qua các record. Ở cuối phía cuối form, bạn vẫn có thể thấy được thanh chọn record (gồm 77 record).

Trong dạng xem này, bạn có thể thay đổi kích thước hoặc thậm chí sắp xếp lại vị trí các cột bằng cách highlight hoặc di chuyển các cột sang vị trí khác.

Bạn vẫn có thể dùng thanh cuộn để lướt qua và xem được toàn bộ bản ghi.

Dạng này sẽ cho bạn 2 cái nhìn tổng quan về dữ liệu như sau:

Hai điểm trên đã được đồng bộ hóa nên khi bạn chọn một trường nào đó trong form của bạn thì Access sẽ cho ra trường tương ứng. Dạng này cung cấp cho bạn tất cả các chức năng của Datasheet cũng như Single Form.

--- Bài cũ hơn ---

--- Bài mới hơn ---

Sau quá trình tạo lập form, bạn có thể thay đổi cách thức form trình bày theo ý muốn. Việc định dạng lại form sẽ giúp cơ sở dữ liệu gốc trở nên thống nhất và trông chuyên nghiệp hơn. Chúng thậm chí đôi khi còn khiến việc sử dụng form trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. Thông qua các công cụ định dạng trong Access, bạn hoàn toàn có thể thay đổi hình thức bên ngoài của form theo ý muốn.

Access hỗ trợ khá nhiều phím điều khiển khác nhau, nhưng tựu chung lại ta có thể chia thành các nhóm sau:

• Nhóm phím điều khiển chức năng tìm kiếm định vị bản ghi (Record Navigation), có chức năng hỗ trợ người dùng truy cập các bản ghi có sẵn của cơ sở dữ liệu
• Nhóm phím điều khiển chức năng chạy bản ghi (Record Operation), có chức năng hỗ trợ người dùng thực hiện các tác vụ như sao lưu và in bản ghi
• Nhóm phím điều khiển chức năng chạy form (Form Operation), có chức năng hỗ trợ người dùng mở nhanh hoặc đóng nhanh 1 form bất kỳ, in form đang hoạt động hay thực hiện các tác vụ khác
• Nhóm phím điều khiển chức năng chạy báo cáo (Report Operation), hỗ trợ nhanh các tác vụ như xem trước báo cáo hoặc gửi báo cáo trích xuất từ bản ghi qua thư điện tử.

Để thêm 1 phím điều khiển vào trong form, ta làm như sau:

Bước 1: Trong cửa sổ Form Layout, chọn tab Design, sau đó tìm đến phần Controls

Bước 4: Lúc này trình chức năng Command Button Wizard sẽ xuất hiện. Trong cột Categories, lựa chọn nhóm phím điều khiển mà bạn muốn thêm vào. Vì ta cần một phím điều khiển có chức năng chuyển nhanh giữa các bản ghi khác nhau nên ta sẽ chọn phần Record Navigation.

Bước 7: Để thêm ký tự chữ, lựa chọn tùy chọn Text, sau đó điền từ hoặc cụm từ mà bạn muốn vào ô trống

Lưu ý: Một số người dùng phản hồi rằng trong quá trình định dạng form thì Access gặp phải một số lỗi không đáng có. Nếu bạn gặp phải lỗi khi đang thực hiện tác vụ trong chế độ xem Layout, hãy thử chuyển sang chế độ xem Design.

Dữ liệu sẽ hợp với form hơn nếu như ta có thể điều chỉnh các trường cũng như các phím điều khiển có kích cỡ nhỏ đi hoặc thậm chí là xếp chúng nằm cạnh nhau. Tuy vậy, do ảnh hưởng của bố cục mặc định mà bạn không thể xếp các trường nằm cạnh nhau cũng như căn chỉnh kích cỡ từng trường hoặc từng phím điều khiển mà không làm thay đổi toàn bộ các nội dung khác. Lý do là bởi Access bố trí các thành phần trong form theo định dạng hàng và cột. Vì vậy, nếu bạn cố gắng thay đổi kích thước của 1 trường thì vô hình chung bạn cũng đang căn chỉnh chiều ngang và dọc của cột chứa trường đó.

Để có thể tự do thay đổi kích thước cũng như vị trí của các trường theo ý muốn, bạn cần phải chỉnh sửa bố cục mặc định của form. Chẳng hạn, nếu như bố cục mặc định chỉ cho phép xuất hiện 2 cột dữ liệu, một cột chứa tên tiêu đề các trường và một cột khác chứa các trường nhập liệu, ta cần phải tạo thêm 1 cột dữ liệu mới để có thể xếp 2 trường bất kỳ nằm cạnh nhau.

Ta có thể thực hiện được điều này bằng cách sử dụng tab Arrange, trong đó có chứa các công cụ hỗ trợ cần thiết để chỉnh sửa bố cục. Nếu bạn đã từng có kinh nghiệm tạo và chỉnh sửa bảng biểu trong Microsoft Word, chắc hẳn bạn đã quen với cách sử dụng các công cụ này.

Để căn chỉnh kích cỡ các thành phần trong form, ta làm như sau:

Bước 1: Chuyển sang chế độ xem Layout

Bước 2: Lựa chọn trường hoặc phím điều khiển mà bạn muốn căn chỉnh kích thước, sau đó rê chuột xung quanh phần viền của nó. Lúc này con trỏ chuột sẽ chuyển thành dạng mũi tên 2 chiều

Bước 4: Lúc này bạn đã căn chỉnh kích thước thành công.

Để dịch chuyển vị trí các thành phần trong form, ta làm như sau:

Bước 3: Lặp lại các bước trên cho bất cứ trường hoặc phím điều khiển nào khác mà bạn muốn dịch chuyển

Lưu ý: Nếu bạn muốn trường nội dung của mình chiếm nhiều hơn hoặc ít hơn diện tích trung bình của 1 cột, bạn có thể sử dụng lệnh Merge và Split. Lệnh Merge sẽ gộp 2 hay nhiều ô vào làm 1, còn lệnh Split thì ngược lại, tách 1 ô thành nhiều ô nhỏ hơn. Chẳng hạn như ví dụ này, lệnh search ở trên cùng được bố trí trong 1 ô tính đã được sát nhập (merge), trong khi lệnh New Customer ở dưới cùng lại nằm trong ô tính đã được tách (split).

Trong thời đại ngày nay, ai ai cũng nghĩ rằng nếu có ngày mình rơi vào tình cảnh cận kề cái chết và được nói lời trăng trối cuối cùng, họ sẽ lựa chọn những câu châm ngôn ngắn gọn, súc tích nhưng yếu ớt để căn dặn người ở lại. Nếu bạn đủ may mắn, những lời nói đó sẽ được người thân ghi nhớ trong lòng thay vì lạc trôi vĩnh viễn vào dòng chảy của quá khứ.

Ấy vậy mà trường hợp của giáo sư … lại là một ngoại lệ đặc biệt. Tháng 9 vừa rồi chứng kiến buổi nói chuyện thân mật đến kỳ diệu giữa sinh viên ĐH Carnegie mellon tại thành phố Pittburghs với một chuyên gia tin học còn rất vô danh trước đó. Nhờ có sự trợ giúp của công nghệ, thay vì trôi dần theo dĩ vãng thì bài nói chuyện đó lại được hàng triệu người theo dõi cùng một lúc. Nó đã thay đổi cuộc đời họ, lay động những chính trị gia quyền lực nhất nước Mỹ, và hiện giờ đang trên con đường trở thành một hiện tượng kỳ lạ của ngành xuất bản.

Các chức năng định dạng khác

Thêm logo hoặc hình ảnh cho form có thể giúp nâng cao chất lượng trình bày của cả form, tương tự như việc áp dụng màu sắc chủ đạo và font chữ mới.

Thay đổi màu sắc và font chữ cho các thành phần trong form

Để tùy chỉnh sâu hơn nữa cách trình bày của form, ta có thể thay đổi từng màu sắc cũng như font chữ khác nhau cho từng trường nội dung, phím điều khiển, tiêu đề và các thành phần khác trong form. Cách làm này đặc biệt hiệu quả nhất là khi bạn muốn áp dụng các nét thiết kế mới lạ về màu sắc và font chữ cho form nhưng không muốn áp dụng toàn bộ thiết lập này cho cả cơ sở dữ liệu chung.

Ngoài Access, các chương trình khác của Microsoft Office cũng vô cùng quan trọng và cần thiết, đặc biệt là Excel. Excel là chương trình có ứng dụng phổ biến nhất và hữu ích với đa số công việc.

--- Bài cũ hơn ---

--- Bài mới hơn ---

Tạo form (biểu mẫu) cho cơ sở dữ liệu của bạn có thể làm cho việc nhập dữ liệu trở nên thuận tiện hơn. Khi bạn tạo một biểu mẫu, bạn có thể thiết kế nó sao cho phù hợp với cơ sở dữ liệu của bạn.

Trong bài học này, bạn sẽ học cách tạo và sửa đổi các biểu mẫu. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách sử dụng các tùy chọn biểu mẫu như các tính năng kiểm soát thiết kế và các thuộc tính biểu mẫu để đảm bảo biểu mẫu hoạt động chính xác theo cách bạn muốn.

Trong suốt hướng dẫn này, bài viết sẽ sử dụng một cơ sở dữ liệu mẫu. Nếu muốn theo dõi, bạn có thể tải xuống file Access 2021 sample database. Bạn sẽ cần cài đặt Access 2021 trên máy tính để mở file ví dụ.

Access giúp dễ dàng tạo biểu mẫu từ bất kỳ bảng nào trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bất kỳ biểu mẫu nào bạn tạo từ bảng sẽ cho phép bạn xem dữ liệu đã có trong bảng đó và thêm dữ liệu mới. Khi bạn đã tạo biểu mẫu, bạn có thể sửa đổi nó bằng cách thêm các trường bổ sung và các tính năng kiểm soát thiết kế như các combo box.

1. Trong bảng điều khiển Navigation, hãy chọn bảng bạn muốn dùng để tạo biểu mẫu. Bạn không cần phải mở bảng.

3. Biểu mẫu của bạn sẽ được tạo và mở trong chế độ xem Layout.

Nếu bạn đã tạo biểu mẫu từ một bảng mà nội dung được liên kết với một bảng khác, biểu mẫu của bạn có thể bao gồm các subform (biểu mẫu con). Biểu mẫu con là biểu mẫu dữ liệu hiển thị các nội dung liên kết theo định dạng bảng. Ví dụ, biểu mẫu con được bao gồm trong biểu mẫu Customers vừa tạo sẽ hiển thị các đơn đặt hàng của khách hàng được liên kết.

Bạn không cần bao gồm biểu mẫu con này vì có thể bạn chỉ muốn sử dụng biểu mẫu Customers để nhập và xem lại thông tin liên hệ. Nếu bạn thấy rằng bạn không cần biểu mẫu con, bạn có thể dễ dàng xóa nó. Để làm điều này, chỉ cần nhấp vào nó và nhấn phím Delete trên bàn phím của bạn.

Tuy nhiên, các biểu mẫu con thường khá hữu ích. Tùy thuộc vào nội dung và nguồn của biểu mẫu, bạn có thể thấy rằng biểu mẫu con chứa thông tin hữu ích, như trong ví dụ bên dưới. Trong biểu mẫu Orders, biểu mẫu con chứa tên, số lượng và giá của mỗi mục trong đơn đặt hàng. Đó là tất cả thông tin hữu ích.

Khi bạn sử dụng lệnh Form trên một bảng hiện có, tất cả các trường từ bảng được bao gồm trong biểu mẫu. Tuy nhiên, nếu sau này bạn thêm các trường bổ sung vào bảng, các trường này sẽ không tự động hiển thị trong các biểu mẫu hiện có. Trong các tình huống như thế này, bạn có thể thêm các trường bổ sung vào một biểu mẫu.

2. Nhấp vào lệnh Add Existing Fields.

3. Bảng điều khiển Field List sẽ xuất hiện. 4. Nhấp đúp vào (các) trường mong muốn.

4. Trường sẽ được thêm vào.

Bạn cũng có thể sử dụng quy trình trên để thêm các trường vào một biểu mẫu hoàn toàn trống. Chỉ cần tạo biểu mẫu bằng cách nhấp vào lệnh Blank Form trên tab Create, sau đó làm theo các bước ở trên để thêm các trường mong muốn.

Bạn cũng có thể thêm các trường từ các bảng khác nhau trong cơ sở dữ liệu của mình vào biểu mẫu.

1. Từ bảng điều khiển Field List, nhấp vào Show All Tables.

2. Nhấp vào dấu cộng + bên cạnh bảng chứa trường bạn muốn thêm, sau đó nhấp đúp vào trường mong muốn. Trường mới sẽ được thêm vào.

Các tính năng kiểm soát thiết kế thiết lập các hạn chế trên các trường trong biểu mẫu. Điều này giúp bạn kiểm soát tốt hơn cách dữ liệu được nhập vào biểu mẫu của mình, từ đó giúp giữ cho cơ sở dữ liệu của bạn nhất quán.

Một combo box là một danh sách drop-down bạn có thể sử dụng trong biểu mẫu của mình thay cho một trường. Combo box giới hạn thông tin mà người dùng có thể nhập bằng cách buộc chúng chỉ chọn các tùy chọn bạn đã chỉ định.

Combo box hữu ích cho các trường có số lượng hạn chế các phản hồi hợp lệ. Ví dụ, bạn có thể sử dụng combo box để đảm bảo mọi người chỉ nhập một bang hợp lệ tại Hoa Kỳ khi nhập địa chỉ hoặc chỉ chọn các sản phẩm đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu.

2. Chọn lệnh Combo Box, trông giống như một danh sách drop-down.

3. Chọn vị trí mong muốn cho combo box. Một dòng sẽ xuất hiện, cho biết vị trí nơi combo box của bạn sẽ được tạo. Trong ví dụ này, nó sẽ được đặt giữa trường City và Add to Mailing List?.

6. Nếu cần, hãy thay đổi kích thước cột để tất cả văn bản của bạn hiển thị. Khi bạn đã hài lòng với danh sách của mình, hãy nhấp vào Next.

7. Chọn Store that value in this field, sau đó nhấp vào mũi tên drop-down và chọn trường mà bạn muốn các lựa chọn từ combo box được ghi lại. Sau khi thực hiện lựa chọn của mình, hãy nhấp vào Next.

8. Nhập label – hoặc name – sẽ xuất hiện bên cạnh combo box của bạn. Nói chung, bạn nên sử dụng tên của trường bạn đã chọn ở bước trước.

9. Nhấp vào Finish. Combo box của bạn sẽ xuất hiện trên biểu mẫu. Nếu bạn đã tạo combo box để thay thế trường hiện tại, bạn nên xóa trường đầu tiên. Trong ví dụ này, bạn có thể nhận thấy rằng bây giờ có hai trường cùng tên. Hai trường này gửi thông tin đến cùng một địa điểm, vì vậy ta không cần cả hai. Ta sẽ xóa cái không có combo box.

10. Chuyển sang chế độ xem Form để kiểm tra combo box của bạn. Chỉ cần nhấp vào mũi tên drop-down và xác minh rằng danh sách chứa các lựa chọn chính xác. Combo box bây giờ có thể được sử dụng để nhập dữ liệu.

Nếu bạn muốn bao gồm một danh sách drop-down với một loạt các tùy chọn và không muốn nhập tất cả chúng, hãy tạo một combo box và chọn tùy chọn đầu tiên trong Combo Box Wizard: I want to get the values from another table or query. Điều này sẽ cho phép bạn tạo một danh sách drop-down từ một trường trong bảng.

Một số người dùng báo cáo rằng Access bị trục trặc khi làm việc với biểu mẫu. Nếu bạn gặp sự cố khi thực hiện bất kỳ tác vụ nào trong các chế độ xem Layout, hãy thử chuyển sang chế độ xem Design.

Property Sheet là một bảng điều khiển chứa thông tin chi tiết về biểu mẫu của bạn và từng thành phần của nó. Từ Property Sheet, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với mọi phần của biểu mẫu, cả về chức năng và giao diện.

Cách tốt nhất để tự làm quen với Property Sheet là mở nó và chọn các tùy chọn trong đó. Khi bạn chọn một tùy chọn, Access sẽ hiển thị một mô tả ngắn gọn về tùy chọn trên đường viền dưới cùng bên trái của cửa sổ chương trình.

Hãy chú ý khi bạn sửa đổi biểu mẫu của mình và các trường của nó. Bạn hoàn toàn có thể thực hiện các thay đổi tinh tế với Property Sheet. Vì có quá nhiều tùy chọn, nên đôi khi có thể khó nhớ bạn đã sử dụng cái nào để sửa đổi từng khía cạnh của biểu mẫu.

1. Trong chế độ xem Layout hoặc Design, hãy chọn tab Design, sau đó tìm nhóm Tools. Nhấp vào lệnh Property Sheet.

2. Property Sheet sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển bên phải. Trên biểu mẫu, chọn trường bạn muốn ẩn. Trong ví dụ này, ta sẽ ẩn trường Customer ID vì ta không muốn bất kỳ người dùng nào cố gắng chỉnh sửa nó.

4. Nhấp vào mũi tên drop-down trong cột bên phải, sau đó chọn No.

5. Chuyển sang chế độ xem Form để xác minh rằng trường đó đã bị ẩn.

1. Trong chế độ xem Layout hoặc Design, hãy chọn tab Design, sau đó tìm nhóm Tools. Nhấp vào lệnh Property Sheet.

2. Property Sheet sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển bên phải. Trên biểu mẫu, chọn trường bạn muốn tự động điền ngày hiện tại vào. Đây phải là một trường có kiểu dữ liệu ngày tháng. Ví dụ trong bài viết này sẽ chọn trường Pickup Date trên biểu mẫu Orders.

3. Trong Property Sheet, hãy bấm vào tab Data, sau đó chọn trường Default Value trong hàng thứ tư. Nhấp vào nút Expssion Builder xuất hiện trong cột ở bên phải.

5. Trong danh sách Common Expssions, nhấp đúp vào Current Date.

6. Biểu thức cho Current Date sẽ được thêm vào. Sau đó, nhấp OK.

7. Chuyển sang chế độ xem Form để xác minh rằng biểu thức hoạt động. Khi bạn tạo một bản ghi mới với biểu mẫu đó, trường ngày bạn đã sửa đổi sẽ tự động điền vào ngày hiện tại.

• Mở cơ sở dữ liệu thực hành đã nêu ở phần trên.
• Tạo biểu mẫu từ bảng Customers.
• Xóa biểu mẫu con.
• Tạo một combo box. Thêm các lựa chọn sau vào combo box đó:
• Lưu trữ giá trị trong trường City và gắn nhãn cho combo box là NC City List. Nhấp vào Finish khi bạn đang thực hiện với Combo Box Wizard.
• Chuyển sang chế độ xem Form và nhấp vào mũi tên drop-down trong combo box bạn đã tạo. Bạn sẽ thấy danh sách các thành phố.

--- Bài cũ hơn ---

--- Bài mới hơn ---

Việc điền thông tin vào form trở nên dễ dàng hơn nhiều so với việc điền thẳng vào bảng dữ liệu. Form giúp phân loại thông tin vào đúng nơi cần điền và đúng theo định dạng có sẵn. Từ đó khiến toàn bộ văn bản trở nên đồng bộ và thống nhất hơn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng form hiệu quả trong phần mềm Access 2021.

Lý do vì sao nên sử dụng form

Một trong những lý do chính khiến nhiều người chuộng sử dụng form là bởi tính tiện ích của nó không chỉ với người thu thập thông tin mà còn cả người cung cấp thông tin nữa. Về cơ bản form giúp ta thu thập thông tin theo một định dạng có sẵn, có nghĩa là người được hỏi câu hỏi biết rất rõ mình phải trả lời như thế nào và câu trả lời sẽ phải điền vào đâu.

Để thấy toàn bộ danh sách gọi món ta cần phải chuyển sang bảng Order Items, trong đó từng món ăn có trong thực đơn của từng lần khách hàng gọi đồ sẽ được liệt kê cụ thể

Thông tin được liệt kê trong bảng này có bao gồm cả số ID của từng khách hàng được thống kê ở một bảng khác. Chỉ nhìn qua thì bạn khó mà có thể nắm được, do những số ID này không mang nhiều giá trị biểu trưng cho đại lượng mà nó tham chiếu. Bên cạnh đó, bạn sẽ mất công phải dùng đến 2 bảng dữ liệu mới có thể theo dõi được 1 đơn gọi món của khách., từ đó việc đi tìm số liệu sẽ tốn kha khá thời gian của bạn. Dễ nhận thấy đây là một công việc hết sức tẻ nhạt và nhàm chán.

Mẫu form chứa đầy đủ các thông tin như trên sẽ có dạng như sau:

Tóm lại, không chỉ giúp việc nhập liệu trở nên đơn giản hơn mà form còn giữ cho cơ sở dữ liệu hoạt động trơn tru hơn. Thông qua form, các chuyên gia lập trình cơ sở dữ liệu có thể quản lý được cách người dùng tương tác với cơ sở dữ liệu đó. Họ thậm chí có thể đặt các phần giới hạn nội dung trong từng thành phần của form để đảm bảo chỉ những dữ liệu cần thiết mới được nhập vào và phải được nhập đúng định dạng. Điều này rất quan trong bởi vì chỉ khi dữ liệu được thống nhất và có tổ chức thì cơ sở dữ liệu mới hoạt động ổn định và chính xác.

Hướng dẫn làm việc với form

Mở một form cũ:

Trong phần Navigation, định vị vị trí form mà bạn muốn

Form sẽ xuất hiện dưới dạng thanh tab trong cửa sổ Document Tabs

Nhập dữ liệu và chỉnh sửa trong form

Thêm 1 nội dung khai báo mới trong form

Có hai cách để bạn có thể thêm 1 nội dung khai báo mới trong form:

Tìm kiếm nội dung khai báo cũ để xem hoặc chỉnh sửa

Có hai cách để bạn có thể tìm kiếm nội dung khai báo cũ để xem hoặc chỉnh sửa, và cả 2 cách đều tận dụng thanh Navigation ở phía dưới màn hình làm việc.

Để xem từng nội dung khai báo một, bấm nút mũi tên như hình dưới. Nút bên phải sẽ đưa bạn đến với nội dung tiếp theo, nút bên trái sẽ đưa bạn quay trở lại nội dung trước đó

Để tìm kiếm 1 nội dung nhất định, bạn đánh 1 từ khóa bất kỳ vào ô tìm kiếm trong thanh navigation

Lưu lại nội dung làm việc

• Chọn tab Home, tìm đến mục Records

Xóa nội dung làm việc

• Chọn tab Home, tìm đến mục Records

Khi đó nội dung làm việc trên sẽ bị xóa hoàn toàn

--- Bài cũ hơn ---

--- Bài mới hơn ---

Việc điền thông tin vào form trở nên dễ dàng hơn nhiều so với việc điền thẳng vào bảng dữ liệu. Form giúp phân loại thông tin vào đúng nơi cần điền và đúng theo định dạng có sẵn. Từ đó khiến toàn bộ văn bản trở nên đồng bộ và thống nhất hơn.

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng form hiệu quả trong phần mềm Access 2021.

Lý do vì sao nên sử dụng form

Một trong những lý do chính khiến nhiều người chuộng sử dụng form là bởi tính tiện ích của nó không chỉ với người thu thập thông tin mà còn cả người cung cấp thông tin nữa. Về cơ bản form giúp ta thu thập thông tin theo một định dạng có sẵn, có nghĩa là người được hỏi câu hỏi biết rất rõ mình phải trả lời như thế nào và câu trả lời sẽ phải điền vào đâu.

Mẫu form chứa đầy đủ các thông tin như trên sẽ có dạng như sau:

Tóm lại, không chỉ giúp việc nhập liệu trở nên đơn giản hơn mà form còn giữ cho cơ sở dữ liệu hoạt động trơn tru hơn. Thông qua form, các chuyên gia lập trình cơ sở dữ liệu có thể quản lý được cách người dùng tương tác với cơ sở dữ liệu đó. Họ thậm chí có thể đặt các phần giới hạn nội dung trong từng thành phần của form để đảm bảo chỉ những dữ liệu cần thiết mới được nhập vào và phải được nhập đúng định dạng. Điều này rất quan trong bởi vì chỉ khi dữ liệu được thống nhất và có tổ chức thì cơ sở dữ liệu mới hoạt động ổn định và chính xác.

Hướng dẫn làm việc với form

Mở một form cũ:

Trong phần Navigation, định vị vị trí form mà bạn muốn

Form sẽ xuất hiện dưới dạng thanh tab trong cửa sổ Document Tabs

Nhập dữ liệu và chỉnh sửa trong form

Thêm 1 nội dung khai báo mới trong form

Có hai cách để bạn có thể thêm 1 nội dung khai báo mới trong form:

Tìm kiếm nội dung khai báo cũ để xem hoặc chỉnh sửa

Có hai cách để bạn có thể tìm kiếm nội dung khai báo cũ để xem hoặc chỉnh sửa, và cả 2 cách đều tận dụng thanh Navigation ở phía dưới màn hình làm việc.

Để xem từng nội dung khai báo một, bấm nút mũi tên như hình dưới. Nút bên phải sẽ đưa bạn đến với nội dung tiếp theo, nút bên trái sẽ đưa bạn quay trở lại nội dung trước đó

Để tìm kiếm 1 nội dung nhất định, bạn đánh 1 từ khóa bất kỳ vào ô tìm kiếm trong thanh navigation

Lưu lại nội dung làm việc

• Chọn tab Home, tìm đến mục Records

Xóa nội dung làm việc

• Chọn tab Home, tìm đến mục Records

Khi đó nội dung làm việc trên sẽ bị xóa hoàn toàn

--- Bài cũ hơn ---

--- Bài mới hơn ---

Giới thiệu về Form (Biểu mẫu) trong Access

Form là thành phần giao diện (hộp thoại, cửa sổ) để cập nhật, chỉnh sửa, xem thông tin dữ liệu … Form thường được cung cấp các nguồn dữ liệu là các bảng (Table), các Query để hoạt động.

Single Form hiện thị một record tại một thời điểm. Từ Navigation Panel bấm chọn Table/Query cần làm nguồn cấp dữ liệu cho Form. Sau đó chọn menu Create, chọn Form. Form mới tạo ra, hiện thị ở dạng Layout View.

Có thể chọn chế độ Design View 1 2, Ở chế độ này nhấn phải chuột vào khu vực Form chọn Form Properties xuất hiện Property Sheet 3 để chỉnh một số thiết lập cơ bản như:

Form chia làm ba phần, gồm

• Form header – phần đầu Form, thường trình bày các tiêu đề
• Detail – phần chính chứa nội dung
• Form footer – phần cuối form

Tại thẻ Format 4

• Caption đặt tiêu đề cho Form
• Width thay đổi chiều rộng
• Record Selectors bỏ ký hiệu chọn Record

Tại thẻ Data 5

• Record Source cho biết nguồn dữ liệu (Table/Query)
• Allow Addition Chon phép thêm record mới hay không
• Allow Deletions Chon phép xóa record hay không
• Allow Edits Chon phép sửa record hay không

Tại thẻ Other 6

• Pop Up Nếu chọn Yes thì là hiện thị ở dạng hộp thoại nổi lên
• Modal Nếu YES thì cho phép chuyển hộp thoại/cửa sổ khác khi Form đang mở

Khi bấm chọn các điều khiển (Control – các phần tử trong Form) thì cũng có Property Sheet để làm việc với điều khiển đó. Từ đó biết được thông tin về loại control, định dạng hiện thị (màu sắc, chữ), dữ liệu liên kết …

Đưa nút lệnh Button vào Form

Chọn Button trong các Controls, đưa chuột vẽ nó vào Form. Cửa số Wizard xuất hiện, chọn hành động muốn thực hiện khi bấm vào nút bấm. Ví dụ, hành động là xóa Record : khi Wizard gợi ý chọn Categories là Record Operations, Action chọn là Delete Record, Tiếp theo nhập tiêu đề nút bấm ở vị trí Text.

Ví dụ mở Form

Form dạng Datasheet, hiện thị các ô lưới để nhập dữ liệu tương tự như bảng tính Excel. Nguồn cấp dữ liệu có thể từ các Query hay các Table. Ví dụ tạo một Query đặt tên là CacLop để làm nguồn dữ liệu như sau:

Sub Form là một Form con nằm trong Form cha, nó có liên hệ dữ liệu với Record đang biên tập ở Form cha. Ví dụ, Form cha soạn thảo Record về ngành học, thì đồng thời nó hiện thị một Form con là danh sách các lớp học thuộc ngành học đó.

Tạo một Blank Form đặt tên là FormNganhLop, sau đó đặt các thuộc tính:

• Caption: Các ngành và lớp
• Record Selector: No
• Record Source: Chọn bảng NGANH
• Bật hiện thị Form Header, đặt vào đó một Label, nhập vào dòng chữ CÁC NGÀNH VÀ LỚP, sau đó định dạng sao cho dễ đọc.

Bấm vào nút bấm Add Existing Fields trên Ribbon (Design), kéo các trường hiện thị ở Field List bên phải vào Form gồm các trường NGANHID, TENNGANH, MA, Sonam.

Trong đó NGANHID thiết lập Visible là NO

Thêm vào Form các nút bấm Button, thiết lập là các Command Button với Category/Action thiết lập theo Wizard gồm các nút bấm gồm:

Tiến hành các bước để đưa Form có sẵn là CacLop_Sub, sẽ chỉnh sửa để ở mỗi Record chính hiện thị danh sách các lớp theo ngành.

Kéo CacLop_Sub vào Form chính, chọn nó 1. Sau đó thiết lập liên kết với Form cha bằng trường liên hệ tại 2, gồm Link Master Fields và Link Child Fields, đó là hai trường liên hệ – NGANHID trong Form chả và NGANHID trong Form con.

Một Control trong Form có thể lấy giá trị của nó viết trong các truy vấn bằng mẫu !.Requery End Sub